前日確認メールのポイントとは？例文やタイトル例も紹介
前日確認メールは、自身の印象が良くも悪くも相手に伝わりやすい手段であるため、「簡潔さ」「丁寧さ」が必要不可欠です。
ビジネスマナーに慣れていないと、前日確認メールをどうしたらいいか悩んでしまう方や、失礼に当たらないメールの書き方が分からないという方も多いのではないでしょうか。
この記事では、前日確認メールのポイント、例文、タイトル例、リマインド方法などを分かりやすく解説していきます。
前日確認メールは2、3日前に送付するのがマナー
原則、アポイントの確認メールは2、3日前に送付するのがビジネスマナーであり、早すぎたりギリギリすぎるのは不適切です。
確認メールでは、ただシンプルにミーティングの日時の内容を再通知するだけではなく、参加人数や打ち合わせ内容に変更がある場合は、変更点を具体的に伝えます。
なぜ、早すぎたり遅すぎたりしたらダメなの？
2、3日より前にメールをするとクライアント側は、読んでも内容を忘れてしまうリスクがあるため早すぎる確認メールの送付は推奨しません。
一方、前日など直前にメールを送付すると、クライアントの会社が急用で休みを取っていたり、確認ができずに変更点などを把握できないまま当日を迎えるリスクがあります。
直前の確認メールに返答がないと、クライアントが情報を把握できているのかの確認も取れずにバタつく可能性が高いです。
前日確認メールの3つのポイント
前日確認メールは、クライアントとの認識の差異がないことを把握するための最終確認作業ですので重要です。
前日確認メールで注目するべき3つのポイントは、以下のとおりです。
・件名でメール内容がわかるようにする
・柔軟に対応できる旨を記載する
・変更点等を箇条書きでわかりやすく記載する
それぞれのポイントについて解説します。
件名でメール内容がわかるようにする
アポイントを取るときのメールでも同じことが言えますが、クライアントが一目見て確認メールであることを把握できるように、件名は簡潔に書きます。
「【4月1日】ミーティング日程の事前確認」など、日付と具体的な要件を書き込むことで、クライアント側は後回しにすることなく、メールを開く気になります。
逆に、件名を空欄にしていたり、長々と書き込みをしていると、件名だけでメールの内容が伝わらないため、関係のないものとして後回しにされるリスクがあるため要注意です。
柔軟に対応できる旨を記載する
クライアント側への配慮と自身の時間を無駄にしないためにも、日程や場所の変更ができることを記載しておくと良心的です。
基本的にはクライアント側も予定を空けているものの、急用が入った際に、「予定が合わないため、今回の話はなかったことに……」と流れてしまうケースもあります。
そこで、柔軟な対応ができると伝えておくことで、予定を変更して引き続き仕事の話を進められるため、日時変更の記載は重要です。
変更点等を箇条書きでわかりやすく記載する
変更点など確認メールで初めてクライアントに伝える情報がある場合は、箇条書きを使って他の文章の中に埋もれないように分かりやすく記載します。
変更点や重要事項をしっかりと伝えられていないと、相手から不信感を持たれてしまうリスクもあるため、その後のやりとりに悪影響を及ぼします。
クライアントから社会人として常識のない人と認識されないためにも、必要な情報を簡潔に的確に伝えることを重視してください。
前日確認メールの例文を紹介
前日確認メールの例文をいくつか紹介します。必要事項を追記すれば、コピペのまま使用できるので活用してください。
アポイントの前日確認メール例文
件名：【ご確認】○月○日お打ち合わせの件
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○、○○部の○○です。
先日お約束させていただきました打ち合わせの日程が
近づいて参りましたのでご連絡いたしました。
日時：○月○日（○曜日）○時○分〜
場所：○○
打ち合わせの日時のご確認ですが、
当初の予定どおりで宜しいでしょうか。
日時や場所等の変更のご希望がございましたら、
お手数ですがご連絡をいただけますと幸甚でございます。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
何卒宜しくお願いいたします。
株式会社○○
○○部○○
予約の前日確認メールの例文
予約の確認メールは、シチュエーションによって適切な内容が異なるため、飲食店や美容院などの実店舗とオンラインイベントやセミナーの2種類に分けて紹介します。
予約の前日確認メールの例文（実店舗のケース）
件名：ご予約の確認【○○】
○○様
この度はご予約いただき、ありがとうございます。
ご来店予定日が近づいて参りましたので、ご連絡を差し上げています。
○○様のご予約内容は以下のとおりです。
ご予約の日時：○月○日（○曜日）○時○分
ご予約内容：○○
料金：○円
※（料金に関する注意事項があれば記載）
予約氏名：○○
当日は、下記の店舗まで直接ご来店ください。
住所：○○
地図：○○
アクセス：○○
連絡先：○○
【当日の注意事項について】
（持ち物などがあれば記載）
【キャンセルについて】
キャンセルされる場合は、店舗まで直接ご連絡ください。
無断キャンセルの場合は料金の○%のキャンセル料を頂戴します。
予約に関するご連絡先：○○
受付時間：○時〜○時
担当者：○○
連絡先：○○
営業時間：○○
予約の前日確認メールの例文（オンラインイベント・セミナーのケース）
件名：【（セミナー名）】ご予約の確認
○○様
この度はご予約いただき、ありがとうございます。
セミナー開催日が近づいて参りましたので、ご連絡を差し上げています。
○○様のご予約内容は以下のとおりです。
開催日時：○月○日 ○時○分
セミナー名：○○
料金：○円
※（料金に関する注意事項があれば記載）
予約氏名：○○
予約番号：○○
【当日の注意点について】
・当日のセミナー開催URL：○○
・準備していただくもの：○○
【キャンセルについて】
キャンセルされる場合は、店舗まで直接ご連絡ください。
無断キャンセルの場合は料金の○%のキャンセル料を頂戴します。
予約に関するご連絡先：○○
受付時間：○時〜○時
担当者：○○
連絡先：○○
営業時間：○○
面接の前日確認メールの例文
件名：面接日程の確認について
○○様
お世話になっております。
株式会社○○、採用担当の○○です。
面接の日程が近づいて参りましたのでご連絡いたしました。
面接日時、面接場所、持ち物は以下のとおりです。
【日時】
○月○日（○曜日）○時○分
【面接場所】
○○株式会社 本社
○○駅より徒歩○分
【持ち物】
○○
ご都合がつかない場合は、その旨をお伝えいただければ
改めて日程を調整いたします。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。
株式会社○○
採用担当 ○○
訪問の前日確認メールの例文
件名：【○月○日】打ち合わせ日程の事前確認について
株式会社○○
○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○、○○部○○です。
先日お約束頂きました、
貴社への訪問予定日が近づいて参りましたので
ご連絡致しました。
お約束通り、○月○日（○曜日）午前or午後○時に
○○へ伺います。
もし、日程の変更をご希望される場合は、日程の調整も可能ですので、
○日までにわたくし○○までお知らせくださいませ。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○部 ○○
商談の前日確認メールの例文
件名：○○株式会社 ○○
株式会社○○
○○様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。
明日の訪問について、確認のため連絡させていただきました。
明日○月○日○時に、
○○へ訪問させていただきます。
もし、日程の変更をご希望される場合は、日程の調整も可能ですので、
○日までにわたくし○○までお知らせくださいませ。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○部 ○○
OB訪問の前日確認メールの例文
件名：OB訪問宜しくお願い申し上げます/○○大学○○
株式会社○○
○○部、○○
お世話になっております。
○○大学○○部の○○と申します。
先日は、OB訪問をご了承いただき誠に
ありがとうございました。
訪問日が近づいて参りましたので、
ご連絡いたしました。
○月○日○時○分に、
○○へ訪問させていただきます。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。
○○
バイト面接の前日確認メールの例文
件名：面接日程の確認について
○○様
お世話になります。
○○です。
面接の日程が近づいて参りましたので、
ご連絡いたしました。
【面接の日時】
○月○日○時
【面接の会場】
○○
【お持ちいただくもの】
○○
もし、日程の変更をご希望される場合は、
わたくし○○までお知らせくださいませ。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。
○○
リマインドの意味とは？
リマインド（remind）とは、日本語で「思い出させる」「思い起こさせる」などの意味を持っていて、クライアントに約束や予定を再認識してもらうためにビジネスで使われます。
会議や商談などの約束をしたものの、クライアント側から反応がない場合、相手が予定を忘れている可能性があるため、念を押して内容確認するときに役立ちます。
特に早いタイミングで予定を組んで期間が空いてしまう時は、忘れてしまう状況を防ぐメリットがあります。
リマインドメールの件名例とは？
リマインドメールの件名には、以下のようなものがあります。
・○月○日の出欠のご確認
・○○についてのご確認
・○○について
件名に「リマインド」という言葉を入れないことが大切です。
アポ取得後のメールのポイントとは？
アポ取得後のメールのポイントは、以下のとおりです。
・件名に要件を簡潔に記載する
・前日にリマインドメールを送る
・日時変更の配慮を行う
・詳細を箇条書きで記載する
・「Re：」をつけたまま返信する
それぞれのポイントについて解説します。
件名に要件を簡潔に記載する
件名に要件を簡潔に記載することで、クライアント側はリマインドメールであることに気づいて、優先的にメールチェックをしてもらいやすくなります。
反対に忙しい時期などは、メールのチェックを後回しにする方もいるため、しっかりとメールを確認してもらうためにも件名は簡潔に重要事項を記載してください。
前日にリマインドメールを送る
リマインドメールは、「明日、忘れないでくださいね」という意味も込められているため、前日に送付します。
数日前に送ってしまうと、忘れられてしまうリスクもあるため、前日に送ることでクライアント側も忘れるリスクが下がります。
日時変更の配慮をおこなう
前日確認メールと同様に、リマインドメールでも日時変更の配慮をします。
クライアントのタイミングや都合によっては、どうしても時間が取れなくなった時、日時変更の配慮をすることで、やりとりが中止ではなく延期に変更できるからです。
詳細を箇条書きで記載する
クライアント側に必ず確認してもらいたい重要事項は、他の文章に埋もれないためにも箇条書きをします。
箇条書きをすることで、目に入りやすく、持ち物についてや変更点を把握しやすくなります。
「Re：」をつけたまま返信する
メールに返信するときは、「Re：」を残したまま返信します。
「Re：」を残しておくことで、クライアント側はパッと一目見て何についてのメールのやりとりであったかをすぐに把握できるからです。
ビジネスメールのマナーとは？
ビジネスメールのマナーの具体例は、以下のとおりです。
・To、Cc、Bccを確認する
・添付ファイルの大きさに気を付ける
・宛名に会社名・部署名・氏名を入れる
・簡潔な文面にする
・署名をつける
それぞれのマナーについて解説します。
To、Cc、Bccを確認する
To、Cc、Bccの意味は、以下のとおりです。
・To：メールを送信したい相手のメールアドレス
・Cc：複数に一斉送信するときに使う（複数のメールアドレスは互いに見える状態）
・Bcc：複数に一斉送信するときに使う（複数のメールアドレスは互いに見えない状態）
同じ部署内でメールを一斉送信する場合は、受信者同士のメールアドレスが公開されても問題ないため、Ccを使います。
一方、複数の他社へメールを送付する際は、受信者が互いのメールアドレスが見えないようにプライバシーへの考慮が必要なため、Bccを使います。
添付ファイルの大きさに気を付ける
添付ファイルは、大きすぎるとクライアントが開けなかったり、データが重くなって負担になる可能性があります。
ファイルが大きくなった場合は、圧縮するなどして送付してください。
宛名に会社名・部署名・氏名を入れる
宛名を記載するときは、会社名・部署名・氏名を入れます。
個人情報を明確に提示するのがビジネスマナーであり、クライアントがすぐに誰からの連絡かを把握できるため良心的です。
簡潔な文面にする
丁寧な挨拶等は大切ですが、本題を簡潔に伝える文章にすることが大切です。
文章が長くなる場合は、箇条書きなどを使って必要事項が分かりやすく伝わるように工夫してください
署名をつける
メールの最後には、自身や自社についての署名を必ずつけます。
会社名、名前のほか、すぐに連絡がつく電話番号やメールアドレス、訪問してもらう予定がある場合は住所などを記載します。
前日確認メールについて理解しよう
この記事の結論をまとめると、
・前日確認メールは、2、3日前に送付する
・前日確認メールは、「件名を分かりやすく」「柔軟な対応ができること」「変更点などを明確に」伝えることが重要
・商談や打ち合わせに関する認識の齟齬をなくすためにリマインドメールをする
・前日確認とは別にアポ取得後にリマインドメールを送る
・プライバシーや配慮を忘れずにビジネスメールのマナーを守ることが大切
ということが分かりました。
ビジネスメールのやりとりは、顔が見えない分、丁寧に行うかどうかが今後の関係性を大きく左右します。
適切な頻度で、必要事項を簡潔に伝えられるようビジネスメールを活用してみてください。
