FAXを電子化するメリットは4つ！送付方法や導入時のポイントを解説

2024年6月10日

FAXの利用により、依然として紙の消費や保管スペースの問題は発生します。

しかし、ペーパーレス化が進めば問題を解決できるため、業務効率を向上させるには、FAXの電子化が必要です。

この記事では「FAXを電子化するメリットや送付方法、導入時のポイント」を紹介します。電子データをFAX送付する方法まで解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。

FAXの電子化とは？

FAXの電子化とは、紙書類を、電子データとして送受信する方法に変える仕組みです。

電子化により、業務効率の向上やコスト削減、データ管理の簡便化が期待できます。

また、ペーパーレスFAXの導入によって、リモートワーク中でもFAXの確認や送受信が可能です。

加えて、電子データへの切り替えによって、物理的な保管スペースが不要になり、書類管理が容易になります。

FAXの電子化は、業務効率化とコスト削減に貢献できるため、導入する価値があります。

FAXを電子化する際に抑えるべきポイント3つ

FAXを電子化する際に抑えるべきポイントは、以下の3つです。

社内の課題が解決できるか
社内業務で効果的な運用ができるか
ペーパーレスによるメリットはあるか

社内の課題が解決できるか

事前に、社内の課題解決に寄与するかを確認する必要があります。電子化によって解決できる課題が明確でないと、導入効果が薄れるためです。

もし紙の書類管理に時間とスペースを費やしている場合、電子化すると問題を解消できます。

たとえば、リモートワークが増加している企業では、社外からでも電子データを確認できます。

社内の具体的な課題を洗い出し、電子化が問題解決に役立つかを検討しましょう。

社内業務で効果的な運用ができるか

社内業務で、電子化したFAXデータを効果的に運用できるかを確認する必要があります。もし効果的に運用できない場合、電子化のメリットを十分に享受できません。

そのため、電子データの管理システムを導入し、迅速にデータを検索・共有できる状態が求められます。

また、従業員が新しいシステムに慣れるための説明や対応フォローを実施し、スムーズな移行が必要です。

効果的な運用が可能かを事前に確認し、必要な準備を整えましょう。

ペーパーレスによるメリットはあるか

ペーパーレスにより業務効率がアップすると、コスト削減やデータ管理の利便性も高まります。

紙の場合は内容確認や振り分け作業が必要でしたが、デジタル化した場合は不要なため、人的コストが削減されます。

また、データで保管できるため、過去のFAXを検索して迅速に確認も可能です。

FAXを電子化するメリット4つ

FAXを電子化するメリットは、以下の4つです。

人件費を減らせる
外出先やテレワークに対応しやすい
データ保管や管理がしやすい
経営戦略・商品開発にも役立てやすい

人件費を減らせる

FAXの電子化により、人件費を削減できます。主に、紙の書類管理や手作業による処理が減少するためです。

電子データは自動で保存ができるため、手作業でのファイリングが不要になります。

また、リモートワーク中でもFAXの確認や送信が可能になるため、出社の必要性も減少し人件費が削減可能です。

外出先やテレワークに対応しやすい

FAXを電子化すると、外出先やテレワークでも対応しやすくなります。

社内で必要な書類を電子データで保存できるため、社外のどこからでもアクセスが可能です。また、リモートワーク中でも、会社に送られてきたFAXを確認できます。

スマートフォンやタブレットでデータを確認できるため、外出先やテレワークでの業務効率をアップできます。

データ保管や管理がしやすい

FAXの電子化によって、データ保管や管理を簡便化できます。

電子データは、検索機能を利用すれば、迅速に必要なデータにアクセスが可能です。

加えて、書類はペーパーレスで保存できるため、物理的なスペースが入りません。書類保管が不要なため、ほかの用途に有効活用できます。

経営戦略・商品開発にも役立ちやすい

FAXの電子化は、経営戦略や商品開発にも役立ちます。データを電子化して保管や管理しておけるため、迅速な情報共有と分析が実現できます。

また、部門間での情報共有が容易になるため、市場動向のデータ集計や分析、スムーズな意思決定が可能です。

さらに、経済的な損失を防げるため、経営戦略や商品開発にも役立ちやすいです。

FAXを電子化するデメリット3つ

FAX電子化のデメリットは、以下の3つです。

通信環境の整備が必要
データ管理能力が求められる
データを手書きで訂正できない

通信環境の整備が必要

FAXの電子化には、通信環境の整備が必要になります。前提として、社内業務を円滑にするためには、安定したインターネット接続が必要不可欠です。

もし通信環境が不安定な場合、FAXの送受信に支障が出る可能性があります。

通信環境の整備には初期投資が必要ですが、長期的に見ると取引先の拡大やコストの削減ができるため、導入コストを超えるリターンが望めます。

データ管理能力が求められる

電子データは、適切な取り扱いが必要になるため、管理能力が求められます。
主に、データ管理のためのシステム導入や運用、バックアップやセキュリティ対策が必要です。
FAXの電子化に従業員が適応するためには、導入時の説明や対応フォローが求められます。

しかし、従業員にデータ管理能力が備わると、データ集計・分析などの応用ができるため、事前に教育体制を整えるのがおすすめです。

データを手書きで訂正できない

FAXを電子化すると、データを手書きで訂正できなくなります。

しかし、書類の改ざんによる偽造や不正ができない点はメリットです。

もし電子データに手書きでの訂正が必要な場合、専用のソフトウェアを使って、メモを電子化する必要があります。

電子データをFAX送付する方法

電子データをFAX送付する方法は、以下の2つです。

PDF化してから送付する
クラウドFAXサービスを利用する

PDF化してから送付する

電子データをFAX送付する方法として、PDF化してから送付する方法があります。

PDF化してから送付するためには、書類をスキャナーでPDFファイルに変換し、その後FAX機器を使用して送信が可能です。

受信者が紙で出力する場合は電子帳簿保存法に当てはまりませんが、電子データで受信する場合は当てはまります。

クラウドFAXサービスを利用する

電子データをFAX送付する方法には、クラウドFAXサービスを利用する方法があります。

クラウドFAXサービスを利用する場合は、インターネット回線を使用してFAXの送受信が可能です。

クラウドFAXは、紙を使用せずに送信者と受信者の双方が電子データでやり取りするため、電子帳簿保存法の対象となります。

FAXを電子化して経費削減や業務を効率化しよう

この記事では、「FAXを電子化するメリットや送付方法、導入時のポイント」について紹介しました。

FAXを電子化した場合、「コスト削減」「業務効率化」「セキュリティ向上」「環境保護」の4つメリットがあります。

ペーパーレス化によるコスト削減ができ、電子化により、FAXの送受信が迅速かつ簡単になります。

特に、電子化で業務を効率化させたい企業は、この記事を参考にしてみてください。

コラム - FAXを電子化するメリットは4つ！送付方法や導入時のポイントを解説