複合機で名刺をスキャンするメリットとは？スキャンするポイントや注意点についても解説

複合機で名刺をスキャンするメリットとは？スキャンするポイントや注意点についても解説

複合機で名刺をスキャンするメリットは、社内で名刺を共有できたり、データ化ができるなどが挙げられます。

この記事では「複合機で名刺をスキャンするメリット」について紹介していきます。

その他にも「複合機で名刺をスキャンするポイント」や「複合機で名刺をスキャンして管理する際の注意点」についても解説していきます。

ぜひこの記事を参考にして、複合機で名刺をスキャンしてみてください。

複合機で名刺をスキャンするメリット

複合機で名刺をスキャンするメリットについて把握しておくことで、自社に複合機を導入するべきかどうかの判断に材料にもなります。

具体的に、複合機で名刺をスキャンするメリットについては、以下があります。

• 名刺を共有できる
• データ化ができる
• 名刺の検索や管理の効率化
• 紛失のリスクがなくなる
• 名刺データの2次利用が可能

それぞれのメリットについて解説していきます。

名刺を共有できる

複合機で名刺をスキャンすることによって、社内で名刺を共有できるメリットがあります。

一般的に、名刺は紙ベースになるので、カードホルダーなどに保管されることが多く、管理している方しか中身を把握できていない状態になっていることが多いです。

しかし、複合機で名刺をスキャンすることによって、データ化してクラウドに保管することができ、従業員同士でスマートフォンやタブレットなどで確認することができます。

他部署や他チームの人脈も共有できるようになることで、会社全体で効率的な営業活動にもつながります。

また、メールアドレスや電話番号など名刺の情報に変更があった際にも、更新された情報をリアルタイムで共有できるメリットもあります。

データ化ができる

複合機で名刺をスキャンすることによって、名刺を簡単にデータ化することが可能です。

紙媒体で保存する場合には、連絡を取りたい際に、自分自身で情報を入力したもので確認する必要があります。

しかし、複合機で名刺をスキャンをおこない、データとして保存しておけば、入力する手間が減ることにもつながります。

紙媒体のアナログ情報をすべてデジタルに変換してクラウド上に保管できるので、増え続けてしまう名刺の保管場所に困る心配もありません。

また、複合機によって異なりますが、1枚だけではなくまとめて名刺のスキャンができるので、手間をかけずに簡単にデータ化でき、作業者の負担を抑えることが可能です。

名刺の検索や管理の効率化

複合機で名刺をスキャンすることで、名刺の検索や管理の効率化につながります。

紙の名刺の場合、必要な情報を探すために1枚1枚探さなければなりませんでした。

実際に、紙媒体で名刺を保存しておくと、探すのに手間がかかるのはもちろん、誰かが持ち出していると必要な情報が欲しいときに名刺が見つからないなどのケースは多くあります。

名刺をスキャンしておくことによって、データ化し名前や会社名、役職、メールアドレスなどを手掛かりに検索して、必要な情報をすぐに見つけることが可能です。

PCはもちろん、スマートフォンやタブレットでも検索ができるので、移動中でも名刺情報が必要になった場合でも利用できます。

紛失のリスクがなくなる

複合機で名刺をスキャンするメリットは、紛失のリスクがなくなるので、安全に名刺管理ができることです。

紙の名刺を従業員一人ひとりで管理していると、社外に持ち出したり社員同士で貸し借りしたりする際に、紛失や盗難のリスクが増えてしまいます。

実際に、名刺を紛失してしまったことによって、責任問題に発展してしまうケースも少なくありません。

また、災害などが発生して、保管していた名刺をすべて無くなってしまうケースも考えられます。

このように、名刺をスキャンしてデータ化することによって、名刺を紛失して第三者の手に渡るリスクもなくなるため、セキュリティの強化に役立ちます。

名刺データの2次利用が可能

複合機で名刺をスキャンするメリットは、名刺データの2次利用が可能になることです。

例えば、名刺をデータ化して名刺管理アプリに登録することで、登録データはCSV形式などで取り出すことができ、以下のように活用できます。

• DM
• メールマガジン
• 年賀状

また、スキャンした名刺情報を見込み客を発見することに活用できるマーケティング機能として活用する方法も挙げられます。

より効果的かつ迅速なアプローチができるようになり、会社の営業活動を効率化させることにもつながります。

複合機で名刺をスキャンしたデータをもとに、簡単に他のアプリで活用することができることは大きなメリットといえるでしょう。

複合機で名刺をスキャンする方法

複合機で名刺をスキャンする方法は、複合機の種類によって異なるケースもありますが、基本的には複合機に名刺をセットしてスキャンするだけです。

具体的には、複合機で名刺をスキャンする方法は以下のとおりです。

• 複合機のガラスの読み込み面に名刺をセット
• 名刺をスキャン

上記の流れで完了するので、比較的簡単におこなうことができます。

しかし、読み込むだけなら、画像データのようなファイル形式で保存されますが、テキストデータもないとデータ化しても活用するまでに手間がかかってしまうのも事実です。

そこで、OCRと呼ばれる光学文字認識機能を搭載している複合機を活用することによって、名刺をテキストデータとしても保存することができます。

複合機で名刺をスキャンするポイント

複合機で名刺をスキャンするポイントについては、以下があります。

• 名刺の裏面もスキャンする
• 名刺を処分するタイミングを決める

それぞれのポイントについて解説していきます。

名刺の裏面もスキャンする

複合機で名刺をスキャンするポイントとして、名刺の裏面もしっかりとスキャンするようにしましょう。

名刺の表面には、以下のように基本的な情報が記載されていることが多いです。

• 会社名
• 氏名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

実際に、近年では発信する情報量が多くなったこともあり、名刺の裏面を活用してさらに知ってもらいたい情報を記載しているのも事実です。

例えば、SNS情報や実績など重要な情報が記載されていることもあるため、必ず裏面の情報も忘れずにスキャンするようにしましょう。

名刺を処分するタイミングを決める

複合機で名刺をスキャンする際には、名刺を処分するタイミングを決めるようにしましょう。

名刺をスキャンしてデータ化することで、紙の名刺を保管する必要を無くすことができますが、スキャン後もずっと保管してしまうと、そのメリットを活かすことができません。

そのため、名刺をスキャンした後は、名刺を順次処分して保管スペースを有効に活用しましょう。

しかし、スキャン後にすぐ処分してしまうと、うまくスキャンできなかったなどのミスがある可能性もあるので、名刺をスキャンした後も一定期間保管しておくことをおすすめします。

不要になった名刺を処分する際は、シュレッダーにかけるか重要書類の廃棄専門業者などに依頼することで、個人情報漏えいなどセキュリティリスクの予防にもつながります。

複合機で名刺をスキャン後にデータ化する方法

複合機で名刺をスキャン後にデータ化する方法については、以下があります。

• 名刺情報を手入力する
• OCRでテキストを読むこむ
• 名刺管理サービスを利用する

それぞれの方法について解説していきます。

名刺情報を手入力する

複合機で名刺をスキャン後にデータ化する方法として、名刺情報を自分自身で手入力する方法があります。

具体的には、名刺を見ながら記載された情報を、手作業で「Microsoft Excel」「スプレッドシート」などに入力していきます。

費用をかけず誰にでもできる方法ですが、名刺の枚数が多くなってしまうとその分だけ時間がかかってしまうのがデメリットです。

実際に、社内で名刺入力を行う場合、営業担当者がほかの業務も行いながら、限られた時間の中で対応する必要があるため、入力ミスや入力漏れが生じる可能性があるのも事実です。

そのため、名刺情報を手入力するのではなくて、入力代行に委託することで、精度の高い名刺入力が行えるだけでなく、社内のコア業務にリソースを集中させることにもつながります。

OCRでテキストを読み込む

複合機で名刺をスキャン後にデータ化する方法として、OCRでテキストを読み込む方法もあります。

OCR とは、Optical Character Reader（Recognition）の頭文字を取った略称で、画像データの中にあるテキスト部分を認識してデータに変換する「光学的文字認識」機能です。

OCRでスキャンすることで文字を認識してデータ化してくれるので、データ入力の手間が大きく削減するメリットがあります。

しかし、画像から文字を自動認識する方法なので、すべての文字を正確に認識できるとは限りません。

例えば、メールアドレスや住所など1文字違うだけで使えない情報になるので、OCRを利用する際には情報が正しく入力されているかを確認することをおすすめします。

名刺管理サービスを利用する

名刺管理サービスを利用してデータ化作業をおこなう方法も、名刺をスキャン後にデータ化する方法です。

名刺管理サービスによって、オペレーターが手入力だったり、OCRを活用したいなど、データ化の方法は異なりますが、自社で名刺をデータ化する方法よりも、より安全で効率的にデータ化することが可能です。

また、データ化した名刺から自動で顧客の組織図を生成することができるので、社内で共有して営業活動に活用するなど、業務効率を目指せることもメリットといえます。

複合機で名刺をスキャンして管理する際の注意点

複合機で名刺をスキャンして管理する際の注意点を把握しておくことで、トラブルを予防することにもつながります。

具体的に、複合機で名刺をスキャンして管理する際の注意点については、以下があります。

• コストがかかる
• スキャンするのに手間がかかる

それぞれの注意点について紹介していきます。

コストがかかる

複合機で名刺をスキャンして管理する際には、コストがかかってしまうので注意が必要です。

新品の複合機の価格相場は約100～400万程度で、中古の複合機の価格相場は約10～50万円と、高額なコストがかかってしまいます。

複合機に名刺スキャン機能が含まれている場合は問題ありませんが、複合機の機種によっては別途ソフトなどが必要になるので、ランニングコストが発生するケースもあります。

紙の名刺を管理するだけならコストはかかりませんが、名刺管理ソフトなどを利用することで毎月のコストが発生してしまうので、費用対効果を意識しておきましょう。

スキャンするのに手間がかかる

自社で複合機で名刺をスキャンして管理する際には、名刺をスキャンするのに手間がかかってしまうので注意が必要です。

実際に、忙しいビジネスマンの中には、名刺をスキャンする時間も無いと感じる人が多くいます。

そのため、自社で名刺をスキャンする際には、部下やアシスタントに依頼したり、ある程度まとめてスキャンしたりするなど工夫するようにしましょう。

また、従業員に名刺をスキャンする重要性を伝えておくことで、途中で名刺のスキャンをやらなくなってしまうことが無いように定期的に呼びかけするようにしましょう。

複合機を利用して名刺をスキャンしよう！

今回は、複合機で名刺をスキャンするメリットや複合機で名刺をスキャンするポイントについて紹介しました。

複合機で名刺をスキャンするメリットについては、以下があります。

• 名刺を共有できる
• データ化ができる
• 名刺の検索や管理の効率化
• 紛失のリスクがなくなる
• 名刺データの2次利用が可能

また、複合機で名刺をスキャンして管理する際の注意点を把握しておくことで、トラブルを予防することにもつながります。

今回の記事を参考にして、複合機を利用して名刺をスキャンしましょう！