【例文紹介】商談の成功率を上げるアポイントメールの書き方のポイントや注意点を解説
アポイントメールとは、約束・予約を取り付けるためのメールで、営業活動に欠かせないものです。
しかし、商談のアポイントメールを送っても、なかなか成果に繋がらないとお悩みの方は多いのではないでしょうか。
実は、メールの開封率を上げ、相手からの問い合わせを増やすにはコツがあるのです。
本記事では、商談を成立させやすくなるアポイントメールの書き方のポイントをご紹介します。
例文を交えて具体的に説明していきますので、相手との商談をスムーズに進めるためにも、ぜひ参考にしていただけたらと思います。
アポイントメールのメリット
営業活動において、アポイントメールは商談を円滑に進め、成約に繋がるために非常に有効です。
では、電話や対面でアポイントをとる方法に比べて、アポイントメールにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
詳しく見ていきましょう。
相手の負担が少ない
電話や対面でアポイントをとる場合、先方の業務を中断させてしまいます。
そのため、相手の負担となりやすく、こちらの本題を伝える前に断られてしまうケースも多いです。
しかし、メールであれば、相手の都合の良い時に開封して内容を確認できるため、負担がほとんどかかりません。
簡潔に内容を伝えられる
メールを利用してのアポイントは、訴求内容を簡潔にまとめて相手に伝えることが可能です。
また、電話では詳しく伝えることができない項目に関しても、メールであれば資料を添付したり、自社サイトのURLを記載したりできるため、相手に漏れなく正確に伝えられるでしょう。
履歴が残るため内容を確認できる
アポイントメールは履歴が残るため、双方にとってもメリットとなります。
情報の伝達漏れを防ぐことができ、口頭で説明するより相手が理解しやすいでしょう。
また、先方が送信元の訴求内容を忘れてしまった場合でも、メールを見返すだけで内容を確認できます。
アポイントメールを商談成立に繋げるコツ
アポイントメールのメリットや効果をご説明しましたが、では、実際にどのようなメールを送ると相手に良い印象を与え、商談がうまくいくようになるのでしょうか。
商談に繋がりやすくなるアポイントメールの書き方のポイントは以下の通りです。
- 適切な文字数にする
- 要点を簡潔にまとめる
- 宛名と挨拶文は省略せずに記載する
- 顧客のメリットを記載する
- 丁寧な言葉遣い・敬語を使用する
- 返信の期限を設定する
最初の印象がその後の取引に繋がるか大きく左右するため、詳しく確認しておきましょう。
アポメールのポイント①適切な文字数にする
本文を完読してもらうためには、相手がスムーズに読み終えられる文字量を意識することが大切です。
自社の商品やサービスを紹介しようとすると、つい文章が長くなってしまいがちですが、相手のニーズや課題に対応できるような自社の実績や特長を1〜2行程度に留めておきましょう。
本文を短くするぶん、資料をメールに添付するなどして自社をアピールする方法もあります。
アポメールのポイント②要点を簡潔にまとめる
アポイントメントメールで最も大切なのは、訴求内容を本文にて簡潔にまとめられているかです。
電話に比べてメールは漏れのないよう一度に多くの情報を入れ込みがちですが、盛り込み過ぎてしまうと何を伝えたいのか分かりづらくなってしまいます。
そのため、一目で内容を理解できるように、なるべく要点のみを簡潔にまとめたメール作成を心がけてください。
メールの本文で重要な部分を最初に記載し、その後詳細を伝えると、相手にとって読みやすいメールになります。
アポメールのポイント③宛名と挨拶文は省略せずに記載する
宛名と挨拶文は、相手への誠実さや尊重を示す重要な部分なので、ビジネスマナーとして省略せずに記載しましょう。
面識のある相手か、初めて連絡をする相手かによっても挨拶文が変わります。
【挨拶文の例】
- 平素より大変お世話になっております。
- 初めてご連絡させていただきます。
- 平素より大変お世話になっております。
アポメールのポイント④顧客のメリットを記載する
相手のニーズや抱える課題を把握し、自社の商品やサービスを利用する価値をメリットとして伝えましょう。
メリットを記載する際は、箇条書きにして視覚性を高める、数字を用いて具体性を高めるなどの工夫が求められます。
そのために、会社情報などで事前に顧客理解を深めることが大切です。
アポメールのポイント⑤丁寧な言葉遣い・敬語を使用する
アポイントメールに限りませんが、相手に好印象を与えたり信頼度を高めたりするためには、丁寧な言葉遣いや正しい敬語に気をつけて文章を作成する必要があります。
好印象を持ってもらえると、商談の成功率が上がりますし、たとえ商談に至らなかった場合でも、関係性が構築でき、次回以降の取引に繋がるケースも多いです。
電話や対面と異なり、メールは相手の手元に残るため、言葉遣いや敬語、日本語が正しいか十分にチェックしてから送信しましょう。
アポメールのポイント⑥返信の期限を設定する
アポイントメールの本文には、先方にスケジュールをとってもらいやすくするために、およそいつまでに返信が欲しいのか、返信期限を記載しましょう。
「もしよろしければ」という旨だけでは商談に繋がらないケースがほとんどで、期限を設けていなければ、来るか分からない返信をいつまでも待ち続けることになってしまうからです。
また、実際に訪問・面談できる日の複数の候補をこちらから掲示し、相手に選択してもらう形をとると良いでしょう。
複数の日程の選択肢を提供すれば、相手が自身の都合に合った日時を選びやすく、商談が実現しやすくなります。
アポイントメールを送る際の注意点
アポイントメールを送り、商談に繋げるためには相手への最大限の配慮が必要です。
ここでは、メールを送る際の注意点をご紹介します。
注意点①送信時間に配慮する
商談の成功率は、アポイントメールを送る時間帯によっても変わってきます。
以下の時間帯は、他の業務に埋もれがちで、緊急性の低いメールは見られない傾向にあるので避けた方が良いでしょう。
- 8時〜9時頃（出社直後）
- 12時〜13時頃（昼休憩）
- 18時〜19時頃（退勤直前）
また、早朝や深夜といった時間帯も、メールとはいえ、相手に非常識だと思われる可能性が高いので、注意してください。
注意点②返信はできるだけ早く行う
アポイントメールを商談の成功に繋げるためには、アポイント獲得後のメール対応が重要です。
相手の熱量が冷めないうちに、すぐに返信メールを送りましょう。
こちらからアポイントメールを送って好感触を得たにも関わらず、返信を先延ばししてしまうと、信用度が下がり商談がうまくいかない可能性があるのです。
すぐに返信を行えば、その後の話もスムーズにいきやすくなります。
アポイントメールの失敗しない書き方のポイントを紹介
アポイントメールを作成する際のポイントを「件名」と「本文」に分けてご説明します。
ポイントをおさえると、その後の商談に繋がりやすくなりますので、ぜひチェックしてみてください。
件名の書き方
相手がメールを開封するかどうかは件名で判断する会社が多いです。
アポイントメールは競合他社からもたくさん届くため、メールを開封してもらうことが重要となります。
そのため、件名はできるだけ短く、内容が一目で理解できるように記載します。
件名が長いと途中で途切れてしまい内容が伝わりづらいので、できるだけ20文字程度にまとめ、後ろに社名や担当者名も記載しましょう。
【件名の例文】
- （サービス名）ご紹介について面談のお願い｜株式会社○○ 担当〇〇
- 〇〇の課題に有効な〇〇サービスのご案内｜株式会社○○ 担当〇〇
本文の書き方
メール本文は、簡潔に短く書き、伝えたいポイントだけ分かりやすくまとめます。
一斉送信メールだと判断されると、本文を見てもらえないリスクがあるため、最初の一文目は、送る相手によってカスタマイズするのがおすすめです。
本文は基本的に以下4つで構成します。
- 相手の宛名
- 挨拶・自己紹介
- 趣旨説明
- 結びの言葉
詳しく見ていきましょう。
アポメール本文①相手の宛名
メール本文の冒頭に相手の会社名と担当者名を記載します。
法人名は略さず、名前もフルネームで書き、場所や役職が分かる場合もそれらを記載すると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。
名前には「様」をつけ、個人名が分からない場合は会社名に「御中」を明記するのが望ましいです。
アポメール本文②挨拶・自己紹介
宛名の後は、挨拶文を記載します。
初めてアポイントメールを送る相手の場合は、自分が何者なのかを明確にし、メールを送るに至った経緯を簡単に説明しましょう。
過去に取引がある相手の場合は、どのような取引があったのか記載するのがおすすめです。
アポメール本文③趣旨説明（本題）
挨拶や自己紹介の後は、アポイントメールで最も大切な本題を記載します。
- メールを送った理由
- アポイント内容の詳細
- 商談の候補日時
詳細に記載しようとすると長くなってしまうので、内容は要点のみを分かりやすく簡潔にまとめましょう。
アポメール本文④結びの言葉
メールの最後に、返信の締切日とお礼の言葉を記載します。
また、以下のように署名を忘れずに記載してください。
- 自社名
- 名前（フルネーム）
- 会社の住所
- 会社のWebサイトのURL
- 問い合わせ先となる電話番号またはメールアドレス
商談に繋がる！シーン別アポイントメールの具体例を紹介
アポイントメールについて、商談が成立しやすくなる具体的な書き方を、シーン別に例文を用いてご紹介します。
- 新規顧客に対するアポイントメール
- 過去に取引がある顧客に対するアポイントメール
- アポイント獲得時の返信メール
相手との関係性や状況によって相応しいメール内容が異なりますので、ぜひ参考にメールを作成していただけたらと思います。
【例文】新規顧客に対するアポイントメール
新たに獲得したい顧客に対するアポイントメールは、メールを読んでもらえるかが重要なポイントです。
これまで取引がない相手からのメールは警戒してメールを開かない可能性もあるため、分かりやすい件名にすることを心がけ、メール本文も分かりやすくまとめましょう。
【新規顧客へのアポイントメール例文】
件名：弊社サービス○○ご紹介について商談のお願い｜株式会社○○・○○ 本文： 株式会社○○ 営業部 部長 ○○様 突然のメールで失礼いたします。私は株式会社○○・営業部の○○と申します。 弊社では○○事業者様に向けた○○サービスを展開しております。 貴社のホームページを拝見し、弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡した次第です。 弊社では○○業界が抱える○○の課題を解決するためにお役立ていただいている、〇〇サービスを取り扱っております。 このサービスは現在50社にてご利用いただいており、○○を平均で○％向上させた実績がございます。 詳細な資料につきましては、下記URLよりご覧になれます。 【URL添付】 つきましては、ご多用中ご迷惑とは存じますが、ぜひ○○様とお会いして弊社サービスをご説明させていただけないでしょうか。 誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な候補日程を記載いたしますので、返信していただけると幸いです。 ＜訪問候補日時＞ ・○月○日（○） ○：○○～○：○○ ・○月○日（○） ○：○○～○：○○ ・○月○日（○） ○：○○～○：○○ 上記以外でも、○○様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いです。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社○○ 営業部○○ （問い合わせ先を記載）
【例文】過去に取引がある顧客に対するアポイントメール
過去に取引がある顧客に対して再びアポイントメントメールを送る際、自己紹介は省略しても大丈夫です。
しかし、取引からしばらく経っている場合はどのような取引があったかを記載すると、やり取りがスムーズにいきます。
【既存顧客へのアポイントメール例文】
件名：○○の課題に有効な○○サービスのご案内｜株式会社○○ 本文： 株式会社○○ 営業部○○様 ご無沙汰しております、○○株式会社営業部の○○です。 以前、弊社サービス○○をご利用いただき誠にありがとうございました。 この度、弊社が新たに開始した○○というサービスが貴社の○○事業の目標達成にお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡を差し上げた次第です。 もし少しでもご興味をお持ちいただけましたら、直接お会いしてご案内させていただきたいと思っております。 誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な候補日程を記載いたしますので、返信していただけると幸いです。 ＜訪問候補日時＞ ・○月○日（○） ○：○○～○：○○ ・○月○日（○） ○：○○～○：○○ ・○月○日（○） ○：○○～○：○○ 上記日時以外でも可能な日程はございますので、その際はお気軽にお申し付けください。 お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。 株式会社○○ 営業部○○ （問い合わせ先を記載）
【例文】アポイント獲得時の返信メール
先方からアポイントの了承を得たら、速やかにお礼と今後の日程についてのメールを送信しましょう。
訪問する日時は改めて記載し、齟齬がないか確認します。
【返信メールの例文】
件名：○月○日（○）のご面談についてのご連絡 本文： 株式会社○○ 営業部○○様 お世話になっております。株式会社○○の○○です。 この度は、お忙しい中ご面接の機会をいただき誠にありがとうございます。 それでは、ご連絡いただきました下記の日程にて御社へお伺いさせていただきます。 ○月○日（○） ○：○○～○：○○ 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社○○ 営業部○○
効果的なアポイントメールで商談を成立させよう
やみくもにメールを送っても、効果はさほど得られません。
そのため、営業メールを送る際は、要点をまとめた件名で開封率の向上を向上させ、相手のニーズに合わせた内容を本文に記載して送ることが重要です。
どのような文面にすれば良いか分からない方は、ぜひこの記事で紹介したポイントや例文を参考にし、商談に繋げられるアポイントメールを作成していただけたら幸いです。
