整体院（整骨院）の顧客管理方法は？システム導入のメリットを解説

整体院や整骨院をスムーズに運営するうえで、顧客管理は重要な要素です。

とはいえ、紙カルテによる非効率性や予約管理の煩雑さ、リピート率向上への課題、顧客データの分析と活用といったさまざまな課題を抱えている方も多いでしょう。

この記事では、整体院や整骨院における顧客管理の課題やデジタル化による革新、顧客管理システム導入のメリットについて解説します。

経営成功につなげるために、ぜひ参考にしてください。

整体院（整骨院）における顧客管理の課題

整体院や整骨院において、顧客管理が経営の重要な要素であるとはいえ、従来の方法では非効率性や予約管理の煩雑さなど、さまざまな課題に直面する可能性があります。

顧客満足度やリピート率の向上を阻害するだけでなく、最終的には経営全体の効率性低下につながるでしょう。
まずは、代表的な課題を解説します。

紙カルテの非効率性

紙カルテ中心のアナログな顧客管理には、以下のように、さまざまな非効率さが潜んでいます。

• 過去の施術・サービス履歴を探すのに時間がかかる
• 記述のばらつきや記入漏れなどで情報共有が難しい
• 紙の劣化や災害による紛失の可能性がある

紙カルテは検索性が低く、過去の施術・サービス履歴を調べたい場合、カルテ棚から該当のカルテを探し出す必要があります。

顧客数が増えるほどカルテの保管場所も増え、必要な情報を探すのに時間や手間がかかってしまうでしょう。

また、手書きであるがゆえに、情報が散逸しやすく、カルテの記述内容が担当スタッフによって異なったり、略語が多用されたりすると、ほかのスタッフが内容を正確に理解できない可能性もあります。

記入漏れや誤字脱字も起こりやすく、情報共有の妨げになるケースも少なくありません。

そして、紙カルテは劣化・紛失のリスクもともないます。
長期間の保管で紙が劣化したり、災害時などに紛失したりする可能性があります。

貴重な顧客データが失われれば、これまでの経過がわからなくなり、適切な施術・サービスが困難になるばかりか、顧客との信頼関係にも悪影響を与えかねません。

予約管理の煩雑さ

予約管理は、整体院や整骨院の運営において重要な業務です。
しかし、電話や手帳による予約管理では、多くの手間と時間を要し、煩雑になりがちです。

以下のような悩みも生じやすいでしょう。

• 電話の度に業務が中断され、施術やサービスの提供に集中できない
• 手書きのため、予約の重複やミスが発生しやすい
• 急なキャンセルや変更に迅速に対応するのが難しい
• 電話対応可能な時間帯しか予約を受け付けられないため、機会損失につながる
• 個別にリマインドの連絡をする必要があるため、手間がかかる

これらの課題は、顧客満足度を低下させ、最終的には経営にも悪影響を及ぼす可能性があります。

スムーズに予約を取れる体制がなければ、顧客はほかの整体院や整骨院に移ってしまう恐れがあります。

リピート率向上の難しさ

整体院や整骨院にとって、リピート率の向上は経営安定化のために重要な要素ですが、従来の顧客管理方法では、この目標達成を阻む課題が存在します。

紙カルテでは、記録の検索や管理に手間がかかり、顧客に最適なプランの提案や効果的なアフターケアを実施する妨げになるでしょう。

また、顧客とのコミュニケーションが煩雑になりがちで、個別の状況に合わせた適切なフォローや次回予約の促進、自宅でのアドバイスなどをスムーズにおこなうのが困難です。

顧客との良好な関係構築を阻害し、リピート率向上に悪影響を与える可能性があります。

以下の記事では、整体院や整骨院でリピーターが増えないときに考えられる理由について解説しています。
あわせてご覧ください。

整体院（整骨院）のリピーターが増えない理由とは？改善策も紹介

顧客データの分析と活用の限界

紙カルテ中心のアナログな顧客管理では、顧客データの分析・活用に限界があります。

顧客情報はカルテに蓄積されるものの、必要な情報を必要なときに引き出すのは容易ではありません。

データに基づいた経営判断が難しいため、非効率な運営につながりかねないでしょう。

整体院（整骨院）の顧客管理デジタル化による革新

従来、紙媒体で管理していた問診票やカルテ、予約台帳といった顧客情報は、デジタル化によって大きく進化します。

紙媒体での管理では、検索や更新に時間がかかり、紛失やデータの取り違えといったリスクもともなっていました。

デジタル化による革新で、これらの課題を解消し、よりスムーズで正確な顧客管理を実現できます。

電子カルテによる情報の一元管理

整体院や整骨院では、顧客一人ひとりの施術・サービス履歴や症状、経過などをカルテに記録します。

電子カルテは、顧客情報を一元管理できるため、業務効率化や顧客満足度向上に役立つでしょう。

顧客情報をデータベース化することで、検索が容易になり、必要な情報をすぐに見つけられます。

また、クラウド上でデータを管理すると、保管スペースが不要になり、セキュリティも向上します。

スタッフ間での情報共有も簡単にできるため、スムーズな施術・サービス提供が可能です。

電子カルテには、施術・サービス履歴や症状以外にも、予約情報や会計情報なども記録できます。

これにより、顧客一人ひとりの状況を包括的に把握できるため、より適切なプランの提案やアフターケアにつなげられます。

オンライン予約システムの活用

オンライン予約システムの導入は、顧客の利便性を高め、整体院・整骨院の運営を効率化するうえで有効な方法です。

従来の電話予約では、顧客は営業時間内に電話をかけなければなりませんでした。

しかし、オンライン予約システムを導入すれば、24時間いつでもどこでも予約が可能になり、機会損失を防ぎつつ、顧客の不満を予防できます。

また、整体院や整骨院側は、電話対応の負担が減ります。
ダブルブッキングの防止や顧客情報の管理にも役立てることが可能です。

自動リマインド機能の実装

顧客管理システムには、予約確認やリマインドメールなどを自動で送信する機能が搭載されているものがあります。

自動リマインド機能を活用すると、予約の無断キャンセルや、予約忘れを減らせるでしょう。
スタッフの業務効率化にも貢献するメリットがあります。

データ分析に基づく経営判断

顧客管理システムに蓄積されたデータは、経営判断の材料として活用できます。

顧客の属性や通院履歴、施術・サービス提供内容などの分析により、経営の可視化が可能になるでしょう。

たとえば、分析項目ごとに、以下の経営戦略に活用できます。

分析項目	経営戦略への活用例
顧客属性（年齢層、性別、居住地域など）	ターゲット層に合わせた広告展開、新メニュー開発
通院頻度、コース選択傾向	リピート率向上施策、人気コースの割引キャンペーン
売上推移	経営状況の把握、費用対効果の高い広告戦略
通院経路	効果的な集客チャネルの特定、広告予算の最適化

データ分析に基づく経営判断は、整体院や整骨院の経営改善に役立ちます。

勘や経験に頼った経営から脱却し、データに基づいた客観的な判断をおこなえると、より効率的かつ効果的な経営を実現できます。

顧客管理システム導入で整体院（整骨院）が得られるメリット

顧客管理システムの導入により、整体院や整骨院は経営に対して、施術時間の確保や業務効率化、顧客満足度の向上など、さまざまな恩恵を受けられます。

おもなメリットを解説します。

施術・サービス提供時間の確保と業務効率化

顧客管理システムの導入により、施術・サービス提供前後にかかっていたカルテへの記入、予約確認、会計処理などが自動化できます。

施術やサービス提供以外の業務にかかる時間を減らせる分、顧客一人ひとりと向き合う時間を十分に確保できるでしょう。

顧客満足度の向上

顧客管理システムを導入すると、顧客はスムーズな予約や待ち時間の短縮に加え、適切な施術・サービス、丁寧な対応を受けられるようになり、満足度が向上しやすくなります。

顧客管理システムに顧客ごとの履歴や好みを記録しておき、次回の通院時に活かすといった使い方もできるため、顧客一人ひとりのニーズに合わせたきめ細やかなサービスを提供できるでしょう。

また、顧客の誕生日などに合わせて、特別なサービスの提供も可能です。
フォローアップメッセージを送信することで、顧客との良好な関係も築けるでしょう。

このように、顧客管理システムの導入により、さまざまな面から顧客満足度を向上させられます。

整体院や整骨院でリピート率を向上する方法について解説した記事もありますので、あわせてご覧ください。

整体院（整骨院）リピート率の改善方法7選！リピートしない理由も解説

スタッフ間の情報共有の円滑化

スタッフ間でスムーズに情報共有ができると、より顧客一人ひとりに最適な施術やサービスを提供できます。

これまで課題だった、カルテの保管場所の分散や記載内容の解釈への個人差、情報共有のタイムラグなどの課題を解決できるでしょう。

顧客が別のスタッフに施術やサービスを受けた際の記録や、過去の症状、内容などもすぐに確認できるため、統一した対応をおこないやすくなり、顧客からの信頼感獲得にもつながります。

また、顧客管理システムによっては、スタッフ間のコミュニケーションを促進する機能が搭載されている場合もあります。

顧客に関するメモ機能や院内掲示板機能などを活用すると、スタッフ間でスムーズに情報共有でき、より質の高いサービス提供につなげられます。

マーケティング施策への活用

顧客管理システムに蓄積された顧客データのマーケティング施策への活用で、リピート率向上や新規顧客の獲得につなげられます。

顧客の属性や来店履歴、メニュー履歴などの分析により顧客のニーズや行動パターンを把握し、より効果的なマーケティング戦略を立てられるでしょう。

効果的な広告展開や新たなターゲット層へのアプローチへつなげることも可能です。
施策例は以下のとおりです。

• ターゲティングメール配信
• 個別メッセージ送信
• キャンペーン効果測定
• チラシの効果測定など

たとえば、特定の施術やサービスを受けた顧客に絞って、関連サービスの案内メッセージを送信する施策が考えられます。

また、顧客の誕生日や来店記念日などに合わせて、特別なクーポンを送信すると、顧客満足度を高め、リピート来店の促進が期待できます。

経営の可視化とデータ活用

顧客管理システムでは売上情報も可視化されるため、売上の推移や施術ごとの収益性を把握し、経営状況を客観的に評価できます。

これらのデータに基づいて、効果的なキャンペーンや割引施策を実施したり、経営資源の最適な配分を検討したりできるため、収益向上を目指しやすくなるでしょう。

データに基づいた経営判断が可能になり、整体院・整骨院の経営をよりスムーズかつ効率的におこなえるようになります。

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整体院（整骨院）に合う顧客管理方法でスムーズな経営につなげよう

整体院や整骨院で顧客管理システムを導入すると、予約管理を含めた情報の一元管理が可能になるうえ、データ分析に基づく経営判断にも活用できます。

業務効率化により施術やサービスの提供に十分な時間を割けるようになり、顧客満足度の向上も図れるでしょう。

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