コピー機で書類をスキャンする方法とは？ファイル形式の種類やスキャンする注意点についても解説

この記事では「コピー機で書類をスキャンする方法」について紹介していきます。

結論、コピー機で書類をスキャンする方法は、機種によって細かなやり方が若干異なるので、あらかじめ注意が必要です。

他にも「コピー機で書類をスキャンするファイル形式の種類」や「コピー機で書類をスキャンするメリット」についても解説します。

ぜひこの記事を参考に、コピー機で書類をスキャンするやり方について理解を深めてみてください。

コピー機で書類をスキャンするやり方

コピー機で書類をスキャンするやり方については、以下のとおりです。

1. 送り装置またはガラス面に書類をセットする
2. 「スキャン（スキャナ）」を選択する
3. 保存先を指定
4. スキャンしたPDFに名前を付けて保存

それぞれのやり方について紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.送り装置またはガラス面に書類をセットする

まずは、スキャンしたい書類を送り装置またはガラス面にセットします。

コピー機の種類によっては、原稿送り装置の付いていない場合があるので、事前に確認しておきましょう。

スキャンしたい書類が少ない場合には、一般家庭用のコピー機でも問題なく利用できるので、使用用途に合わせてコピー機の購入を検討することをおすすめします。

2.「スキャン（スキャナ）」を選択する

書類をセットしたら、操作パネルから「スキャン（スキャナ）」を選択します。

基本的にコピー機で書類をスキャンする場合には、PDF形式になりますが、コピー機の種類によっては、ファイル形式を選べます。

3.保存先を指定

次に、スキャンする書類の保存先を指定します。

スキャンしたデータを自分のパソコンに保存したければ、「ファイル」タブを開いて、自分のフォルダを選択します。

コピー機によって異なりますが、「メール」タブを開いて送信するアドレスを選択すれば、メールでデータを送信できます。

4.スキャンしたPDFに名前を付けて保存

最後に、「スタート」ボタンを押して書類のスキャンを行います。

スキャン後は、指定した保存先に入っているか確認をしましょう。

問題なくスキャンした書類が保存されていれば、後で見やすいように名前を付けて保存することをおすすめします。

コピー機で書類をスキャンするファイル形式の種類

コピー機で書類をスキャンするファイル形式の種類については、以下が挙げられます。

• JPEG形式
• PDF形式
• TIFF形式
• XPS形式

それぞれのファイル形式の種類について紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

JPEG形式

JPEG形式は、1677万の色数を持っている画像のファイルを指し、鮮やかな色で細かい色までリアルに表現が可能です。

フルカラーに適しているのはもちろん、画質を保ったまま高圧縮ができるメリットも挙げられます。

しかし、JPEG変換を何度も行ってしまうと画像が劣化してしまうデメリットがあるので、あらかじめ注意が必要です。

劣化した画像は元の状態に戻らなくなってしまうので、事前にデータを複製しておくようにしましょう。

PDF形式

DF形式は、コピー機で書類をスキャンする際の一般的な形式と言えるでしょう。

汎用性に優れており、文章や画像を鮮明に分かりやすく保存ができるメリットが挙げられます。

請求書や発注書、会議資料などの重要な資料を保存する際にも最適なファイル形式です。

TIFF形式

TIFF形式は、一般的に使用されるのは少ないですが、繰り返し使用しても劣化しないと言う特徴があります。

他のファイル形式では、何度も変換をしてしまうと画像が劣化してしまいますが、可逆圧縮方式を採用しているので、画像の質を維持できます。

ただし、データ容量が非常に重く、データ保存するファイル数が限られてしまうので、利用される頻度が低い傾向です。

XPS形式

XPS形式は、ExcelやWordに保存するファイル形式を指します。

OSや使用機種に関係なく文章を確認できるメリットが挙げられます。

しかし、XPSファイルは加工や編集ができないので、急な変更があった場合でも対抗ができません。

コピー機で書類をスキャンするメリット

コピー機で書類をスキャンするメリットについては、以下が挙げられます。

• 書類の保管スペースが削除できる
• 資料の共有ができる
• セキュリティ強化
• 多様な働き方につながる

それぞれのメリットについて紹介していきますので、これからコピー機で書類をスキャンするかどうか検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

書類の保管スペースが削除できる

コピー機で書類をスキャンすると、今まで紙の書類を保管していたスペースを削除できるメリットが挙げられます。

書類の保管スペースを削除できれば、スペースを有効活用できるので、業務効率化を図ることが可能です。

書類を印刷するのに必要なインク代や用紙などが必要なくなるので、コスト削減にも効果的に働きます。

資料の共有ができる

紙の書類では、いちいち探したり取りに行ったりする手間がありますが、コピー機で書類をスキャンすると、資料の共有や検索がしやすくなるメリットが挙げられます。

紙で書類を保管していると、出先で書類が必要になった場合には、書類を取りに社内に戻ったり、コピーを常に持ち歩いたりしなければいけません。

しかし、書類をスキャンしておけば、パソコンやクラウド上で保存ができるので、いつでも資料の検索や閲覧ができます。

コピー機で書類をスキャンしたら、資料名や日付などを付けておくと、検索性を高められて、情報共有のスピードを向上できます。

セキュリティ強化

紙の書類をスキャンすると、セキュリティ強化のメリットが挙げられます。

紙の書類を保存していると、書類の紛失や持ち出し・盗難による情報漏洩のリスクがあります。

また、経年劣化によって視認性の低下をしてしまい、重要な情報が消滅してしまう可能性もあります。

書類をスキャンしてデータ化すれば、アクセス制限や閲覧制限などの設定ができるので、情報漏洩や情報の消滅などのリスクを減らせられます。

多様な働き方につながる

コピー機で書類をスキャンすれば、社外にいる場合でも書類の提出ができるので、リモートワークなどの多様な働き方につながります。

新型コロナウイルスによって、さまざまな企業は多様な働き方を取り入れており、書類の電子化やペーパーレス化が注目されています。

紙の書類でのやり取りを減らすと、捺印のために出社をするなどの無駄な労力が無くせるので、業務効率化にも効果的に働きます。

紙の書類をデータ化する方法

紙の書類をデータ化する方法は、主に以下2種類が挙げられます。

• 自社で行う
• 業者に依頼する

それぞれの方法について解説します。

自社で行う

自社で紙の書類をデータ化するメリットは、重要な書類を外部に出さずにデータ化できるので、情報漏洩のリスクを減らせられます。

業務の手間が増えてしまいますが、コストも抑えられるメリットが挙げられます。

具体的に紙の書類を自社でデータ化する方法については、以下が挙げられます。

紙の書類を自社でデータ化する方法	特徴
複合機（コピー機）でスキャン	紙の書類をデータ化する際には、複合機（コピー機）でスキャンする方法がもっともおすすめです。書類をデータ化したい際にいつでもスキャンできるので、利便性が高いメリットが挙げられます。
アプリでスキャン	社内に複合機がない場合でも、スマートフォンやタブレットでスキャンができるメリットが挙げられます。クラウドサービスと連携ができるので、スキャンしたらすぐにパソコンやクラウドに保存が可能です。
コンビニでスキャン	紙の書類を大量にスキャンしたい場合に、コンビニでスキャンする方法がおすすめです。サイズが大きくてもスピーディーにデータ化ができる特徴もあります。

しかし、書類をデータ化した後に、振り分けや管理をする必要があり、通常業務がストップしてしまう可能性があるので、あらかじめ注意が必要です。

業者に依頼する

業者に紙の書類のデータ化を依頼すると、通常業務に支障をきたさないメリットが挙げられます。

書類のスキャンの他にも、振り分けやデータ管理も同時に行なってもらえるので、業務効率化にもつながります。

デメリットについては、自社で紙の書類をスキャンするのに比べてコストがかかってしまうことが挙げられます。

コピー機で書類をスキャンする注意点

コピー機で書類をスキャンする注意点については、以下が挙げられます。

• スキャンに手間がかかる
• データ化に優先順位をつける
• 一覧性が低くなる
• データ重複してしまうリスクがある

それぞれの注意点について紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

スキャンに手間がかかる

コピー機で書類をスキャンする際に、紙の書類の量が多ければスキャンに手間がかかってしまうので注意が必要です。

紙の書類をスキャンするのは短時間でできますが、スキャン後の整理や管理に時間がかかってしまうので、通常業務に悪影響が出たり、残業が増えてしまったりするリスクが挙げられます。

データ化したい書類の量が多ければ、専門業者や外部委託するなどの方法を活用して、書類をデータ化しましょう。

データ化に優先順位をつける

書類をデータ化する移行期の段階では、通常業務の流れとは異なり、業務効率が下がってしまうリスクがあるので、データ化に優先順位をつけるようにしましょう。

業務内容によっては紙の書類で残しておいた方が良いケースもあるので、臨機応変に対応することも重要になります。

一覧性が低くなる

データ化された書類は、紙の書類に比べて、一覧性が低くなってしまうので注意が必要です。

一覧性が低くなってしまうと見づらくなってしまうケースもあるので、紙の書類で残す方が良いケースも挙げられます。

基本的には書類はデータ化する方が良いですが、実用性を考慮して紙の書類とデータ化した書類を使い分けるようにしましょう。

データ重複してしまうリスクがある

コピー機で書類をスキャンしてデータ化したのにも関わらず書類を保存していると、データ重複してしまうリスクがあるので、あらかじめ注意が必要です。

紙の書類をデータ化した後は、紙の書類を適切に処理をするような仕組み化を取り入れるようにしましょう。

コピー機で書類をスキャンしよう！

コピー機で書類をスキャンするやり方については、以下のとおりです。

1. 送り装置またはガラス面に書類をセットする
2. 「スキャン（スキャナ）」を選択する
3. 保存先を指定
4. スキャンしたPDFに名前を付けて保存

また、コピー機で書類をスキャンする注意点について把握しておくと、業務効率が下がってしまうリスクを減らすことにもつながります。

今回の記事を参考に、コピー機で書類をスキャンして業務効率化を目指しましょう。