紙の書類をスキャンするやり方とは？紙の書類をスキャンするメリットや注意点についても解説

この記事では「紙の書類をスキャンするやり方」について紹介していきます。

結論、紙の書類をスキャンする方法は機械によって異なるので、機械別のやり方を把握することが重要です。

他にも「紙の書類をスキャンするニーズが高まっている背景」や「紙の書類をスキャンするメリット」についても解説します。

ぜひ今回の記事を参考に、紙の種類をスキャンするやり方を把握しましょう。

紙の書類をスキャンするやり方

紙の書類をスキャンするやり方については、主に以下が挙げられます。

• スキャナー専用機
• 複合機
• コンビニで行う
• スマートフォンで行う
• スキャン代行サービスに依頼

それぞれのやり方について紹介していきますので、紙の書類をスキャンしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

スキャナー専用機

スキャナー専用機には、以下のような商品が挙げられます。

スキャナー専用機の種類	特徴
シートフィードスキャナ	ADFを搭載しているスキャナー専用機で、同じサイズの書類や名刺などのスキャンに使用されています。オフィス向け複合機と同じような機能が搭載されています。
スタンドスキャナ	カメラのように撮影してスキャンできるスキャナー専用機です。非接触なものや厚みのある書類のスキャンに最適と言えるでしょう。
ハンディスキャナ	手持ちのスキャナーで、スキャンしたい箇所を自由に決められます。コンパクトで収納しやすいので、持ち運びにも最適で、水平以外のものでも、問題なくスキャンができます。

スキャナー専用機には様々な種類がありますが、オフィスで使用されている複合機と同じようなやり方でスキャンが可能です。使用用途が多いスキャンに合わせてスキャナー専用機を購入すると、作業効率化にも効果的に働きます。

複合機

複合機は、主に以下2種類に分けられます。

• オフィス複合機
• 家庭用複合機

それぞれの複合機によって特徴が異なるので、ぜひ参考にしてみてください。

オフィス複合機

オフィス複合機は、文字通りオフィスで使用するのを想定して設計されている複合機です。

高性能のADFを搭載しているので、一度に大量の書類をスキャンできる特徴があります。

保存先もクラウド上に保存ができる設定があるので、効率的に電子データ化が可能です。

家庭用複合機

家庭用複合機は、ADFが付いていない商品が多く、オフィス複合機と比べると、性能が落ちます。

家庭用複合機のやり方については、以下の通りです。

• ADFもしくは原稿台に紙の書類をセットする
• 操作画面で「スキャン」を選ぶ
• スキャンデータの保存先を設定する
• スキャン開始ボタンを押す

紙の書類をスキャンして電子データ化が可能ですが、一度に大量の書類をスキャンしてしまうと動作が遅くなってしまうので、仕事用には向いていません。

コンビニで行う

コンビニで紙の書類をスキャンするやり方については、以下が挙げられます。

• 操作パネルでスキャンを選択する
• 保存先を設定する
• USBを差し込む（USBに保存する場合）
• 保存形式を選択する
• 原稿台に資料をセットしてスキャンする

コンビニによって種類が異なりますが、基本的には上記のやり方でスキャンが可能です。

原稿台に書類を置き忘れてしまうケースが多くあるので、個人情報や機密情報をスキャンする際には、細心の注意が必要です。

スマートフォンで行う

スマートフォンでも、紙の書類をスキャンが可能です。

スマートフォンの種類別のスキャン方法については、以下が挙げられます。

スマートフォンの種類	スキャン方法
iPhone	標準のアプリにスキャン機能が搭載されています。メモアプリを開くカメラアイコンを選択「書類をスキャンを選択書類を撮影する「保存」を選択
Android	Googleドライブのアプリを利用してスキャンを行います。Googleドライブのアプリを開く右下の「＋」アイコンを選択カメラアイコンを選択書類の撮影を行う完了アイコンを選択

また、スマートフォンアプリにもさまざまなスキャン専用アプリがあり、自動で不要な箇所を削除してデータ化できたり、自動でクラウドに送信できたりするなどの機能が利用できます。

スキャン代行サービスに依頼

紙の書類を大量にスキャンしてデータ化したい場合には、スキャン代行サービスの依頼も可能です。

オフィス用複合機であれば、大量の書類でもスキャンができますが、手間がかかってしまい、通常業務に支障をきたしてしまう可能性があります。

文章管理システムの導入も一緒に依頼ができるので、利用している企業も多くいます。

紙の書類をスキャンするニーズが高まっている背景

紙の書類をスキャンするニーズが高まっている背景については、主に以下の理由が挙げられます。

• ペーパーレス化の推進
• ハイブリットワークの普及位
• 電子帳簿保存法の改正
• インボイス制度

それぞれの理由について紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス化の推進

近年ではペーパーレス化や電子化を日本政府は推進しており、紙の書類をスキャンするニーズが高まっています。

ペーパーレス化が推進された理由については、新型コロナウイルスによって生活様式が変化した際に、ハンコ出社や給付金の給付遅れなどのデジタル化の課題などが挙げられます。

ハイブリットワークの普及

新型コロナウイルスの影響によって、オフィスワークとリモートワークを組み合わせたハイブリットワークの普及によって、紙の書類をスキャンするニーズが高まってきました。

紙の書類をスキャンすると、他の従業員にも書類の共有ができるので、業務効率化にも繋がります。

顧客とのやり取りを行う際にも、契約書や請求書などの書類もスキャンしてデータ化すると、スムーズにやり取りができるメリットが挙げられます。

電子帳簿保存法の改正

紙の書類をスキャンするニーズが高まっている背景として、電子帳簿保存法の改正がされて、電子取引における紙保存が認められなくなったのが挙げられます。

電子取引とは、以下のような取引を指します。

• キャッシュレスの利用明細や決済データ
• EDIシステムによるデータの授受
• ペーパーレスFAX
• 請求書データを記録したDVDなどのメディアの受領
• 電子メールによる請求書等のやり取り
• WEBサイトからの請求書等のダウンロード
• 請求書管理クラウドを用いた請求書のやり取り

紙での保存はスペースが必要なるのはもちろん、手間やコストがかかってしまうので、紙保存を撤廃して全て電子データ化して管理している企業も増えてきています。

インボイス制度

インボイス制度によって膨大な書類の管理が必要になるため、紙の書類をスキャンするニーズが高まった理由の一つと言えます。

インボイス制度とは、適格請求書など保存方式のことを指し、消費税の仕入れ税額控除を受けられる制度です。

インボイス発行事業者から発行された適格請求書の保存が義務付けられており、膨大な書類と事務処理の作業が増えるので、ペーパーレス化によって管理コスト削減のメリットが挙げられます。

紙の書類をスキャンするメリット

紙の書類をスキャンするメリットについては、主に以下が挙げられます。

• 資料の共有がしやすい
• セキュリティ対策
• コスト削減
• テレワーク推進

それぞれのメリットについて紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

資料の共有がしやすい

紙の書類をスキャンするメリットの一つとして、資料の共有がしやすく業務効率化が可能です。

紙で資料を保存してしまうと、置き場所が分からなくなったり、書類を探す手間がかかったりしてしまうので、作業効率が下がってしまい、無駄な人件費がかかってしまいます。

クラウド上やパソコンで紙の書類をデータ化して保存しておくと、いつでも資料の検索や閲覧が可能になります。

スキャンした資料をカテゴリ別にまとめたり、タグ付けなどを行うと、さらに業務効率化を図れます。

セキュリティ対策

紙の書類をスキャンすると、セキュリティ対策につながるメリットが挙げられます。

紙の書類を保存してしまうと、書類の紛失や持ち出しによる情報漏洩、経年劣化による視認性の低下などのリスクが挙げられます。

また、書類のデータのバックアップをとっておけば自社のノウハウや技術などが記載されている書類が紛失してしまうのを予防できます。

しかし、紙の書類のデータ化されている保存先がハッキングされた場合には、情報漏洩してしまう可能性があるので、セキュリティ対策は入念に行いましょう。

コスト削減

紙の書類をスキャンしてデータ化すると、書類を保管するコスト削減ができるメリットが挙げられます。

データ化された書類であればパソコンやクラウド上で保存されているので、物理的なスペースが必要ありません。

また、印刷に必要なインクや用意などの消耗品費用やプリンター代のコスト削減にもつながります。

テレワーク推進

紙の書類をスキャンしてデータ化すれば、社外でも書類の提出や閲覧ができるので、テレワーク推進のメリットが挙げられます。

テレワークを行っていない会社についても、書類の捺印する手間などを省けるので、無駄な労力を省けて、業務効率化にもつながります。

今後についても、ペーパーレス化は進んでいくのが予想されるので、まだ紙の書類を利用して業務を行っている企業は、徐々に書類をデータ化するのに切り替えていきましょう。

紙の書類をスキャンする際の注意点

紙の書類をスキャンする際の注意点については、以下3つが挙げられます。

• 共有先に注意する
• USBメモリーは極力避ける
• 法律で保存要件が定められている書類に注意する

それぞれの注意点について解説します。

共有先に注意する

紙の書類をスキャンして共有先に保存する際には、共有先が適切な設定にされているかしっかりと確認を行いましょう。

共有先が社外の人が閲覧できる場所にあると、個人情報や機密情報が漏れてしまうリスクがあります。

例として、紙の書類をスキャンして共有先にSNSも含まれており、機密情報が一気に広がってしまい取り消しができない事態になってしまったケースもあります。

共有先の誤った設定を予防するには、管理者だけが共有先の変更ができるなどの工夫を行うことをおすすめします。

USBメモリーは極力避ける

書類のデータ化した保存先として、USBメモリーの利用は極力避けるようにしましょう。

USBメモリーは盗難や紛失のリスクが高く、社内だけで利用している場合でもウイルスに感染していたり、ハッキングされていたりすると簡単に情報漏洩してしまうので注意が必要です。

法律で保存要件が定められている書類に注意する

スキャンした書類によっては、法律で保存要件が定められているケースがあるので、あらかじめ注意が必要です。

電子帳簿保存法によって定められているスキャン文章の保存要件は、以下が挙げられます。

• スキャナーの仕様書や説明書の備付け
• 検索機能
• スキャンデータと帳簿の関連性の確保
• 解像度200dpi以上、24ビットカラー
• スキャンの際のスキャナー設定情報の保存
• 訂正や削除の履歴保存
• 入力者情報の保存
• 閲覧できるように常時モニタなどを備える

基本的に全ての電子取引において電子データによる保存が義務付けされているので、法令に合わせた保存環境の設備を整備しなければなりません。

紙の書類をスキャンしよう！

紙の書類をスキャンするニーズが高まっている背景については、主に以下の理由が挙げられます。

• ペーパーレス化の推進
• ハイブリットワークの普及位
• 電子帳簿保存法の改正
• インボイス制度

また、近年ではペーパーレス化や電子化を日本政府は推進しており、紙の書類をスキャンするニーズが高まっています。

今回の記事を参考に、紙の書類をスキャンするやり方について理解を深めてみてください。