複合機とは？できることやプリンターとの違い、選び方を解説

複合機とは、現代のオフィスに欠かせない多機能デバイスのことです。
印刷・コピー・スキャン・FAX送信など、複数機能を1台に集約しており、活用により業務効率の向上とコスト削減を実現できます。

この記事では、複合機の基本的な機能や特徴、プリンターとの違い、そして選び方のポイントを詳しく解説します。

オフィス環境の最適化を目指すために、記事を参考にしながら導入を検討してください。

複合機とは「複数の機能が1台に集約された機器」

複合機とは、オフィスの業務効率化に欠かせない、複数の機能を1台に集約した多機能デバイスのことです。

データを印刷するのに特化した機器であるプリンターと比べ、機能面で大きな違いがあるといえます。

企業は、複合機の活用で業務に関する複数の機器がいらなくなるため、導入・維持コストを抑えやすく、スペース効率も良くなるでしょう。

複合機とプリンター、どちらを選ぶべきかについては、部署や業務内容によっても異なります。
そのため、しっかりと違いを把握したうえで検討するのがおすすめです。

それぞれの違いについては、以下の記事も参考にしてください。

複合機とプリンターの違いとは？できることやメリット・デメリットを比較

複合機でできること

複合機は多機能な事務機器で、以下のようなさまざまな作業を1台でこなせます。

• 印刷
• コピー
• スキャン
• FAX送信
• クラウド連携

これらの機能を組み合わせると、業務の効率化が図れます。

たとえば、紙の文書をスキャンしてPDF化し、すぐにメールで送信したり、会議資料をコピーしながら同時にスキャンしてクラウドに保存したりできるでしょう。

受信したFAXを自動的に指定のフォルダに保存することも可能です。

複合機の機能を、それぞれ詳しく解説します。

印刷

複合機の基本機能である印刷は、プリンターと同様にパソコンやスマートフォンから文書や画像を出力できます。

さらに、以下のような機能が付いている複合機もあります。

• 割り込み印刷機能
• データを内蔵ハードディスクに保存して複合機の操作でプリントする機能（リテンション／ドキュメントファイリング）
• 不正な文書情報持ち出した実行者の追跡ができる機能（追跡情報印字プリント）
• 印刷履歴を一定期間記録する機能（印刷履歴と記録）

たとえば、機密情報の取り扱いが多い企業では、情報流出を予防するために追跡情報印字プリントの活用がおすすめです。

印刷日時・ユーザー・時刻・コピー機本体のシリアル番号・アカウントジョブIDなどを印刷できるため、セキュリティ対策になります。

また、会議資料を大量にコピーする状況が多い企業では、割り込み印刷機能があるとほかの社員の業務を妨げずに利用できます。

なお、大量の原稿や資料をスキャン・コピーするのに役立つのが「ADF（Auto Document Feeder：自動原稿送り装置）」です。

ADFについては、以下の記事も参考にしてください。

複合機のADFとは？活用のポイントや生産性UPの方法を紹介

コピー

複合機の代表的な機能の一つであるコピー機能は、原稿を読み取り、そのまま用紙に複製できます。

複合機では、単なる原稿の複製だけでなく、以下のようにさまざまな便利機能も備えています。

• 「コピー禁止」の文字を浮かばせて書類の不正コピーを防止（地紋印字コピー）
• 指定部位を消してコピー（指定範囲消去コピー／枠消し）
• 登録画像を原稿と合成してコピー（カスタムイメージ）

持ち出し・複製禁止の機密文書を取り扱うことの多い企業では、地紋印字できる機能を活用するとセキュリティ面で効果的です。

また、文書に社名やコーポレートロゴなどを入れたい場合には、カスタムイメージ機能があると、企業イメージも保ちやすくなります。

イメージ画像やロゴの大きさ、配置場所も本体の操作のみで設定できる複合機もあります。

スキャン

複合機は紙の文書や写真をスキャンして、パソコンやクラウドに保存できるようにPDF化することが可能です。

PDFファイルはどのような環境でもファイルを開いて閲覧や印刷ができるようになるため、ビジネスにおいても重宝するでしょう。

スキャン機能の活用で紙文書の電子化を進められ、オフィスのペーパーレス化や業務効率化にも貢献します。
また、重要書類のバックアップ作成にも役立てられます。

オフィスでは、複合機で名刺をスキャンして保存する方法も、社内で取引先情報を共有しやすくなりおすすめです。
詳しくは、以下の記事で解説しています。

複合機で名刺をスキャンするメリットとは？スキャンするポイントや注意点についても解説

FAX送信

FAX機能を使うと、複合機から簡単に、直接FAXを送ることが可能です。

ビジネスにおいて、FAXはまだまだ根強い需要があります。
アドレス帳機能のほか、同じ原稿を複数の相手先に送信できるメモリー送信機能を使用すると、効率的にFAXを送信できるでしょう。

なかには、FAXの送信履歴を見られる複合機もあるため、いつ・どこに・何枚送信したかをあとから確認でき、ビジネス上のトラブル防止にも役立ちます。

メーカーごとのFAX機能については、以下の記事で解説しています。
あわせて、参考にしてください。

FAXをメールで転送する方法は複合機が便利！メーカー毎のFAX機能を紹介

クラウド連携

クラウド連携機能は、インターネットを介してさまざまなクラウドサービスと接続し、簡単にデータを保存・共有できる便利な機能です。

この機能により、複合機で作成したデータをクラウド上に直接アップロードしたり、クラウド上のデータを複合機から直接印刷したりすることが可能になります。

ペーパーレス化の促進や業務効率の向上、紛失・盗難などのセキュリティの強化にも役立つでしょう。
リモートワークを推進している企業などにもおすすめの機能です。

複合機のメリット・デメリット

複合機を導入する際には、メリットとデメリットを十分に理解したうえで自社に適しているかを判断しなければなりません。

複合機のメリット・デメリットには、以下のようなものが挙げられます。

メリット	デメリット
・省スペース化が実現できる ・複数機能が一元管理できる ・業務効率が向上する ・企業で使う機器の購入と維持コスト削減が可能	・初期導入コストが高い ・故障時の影響が大きい ・機能が過剰になる場合がある

複合機は、複数の機器を1台に集約している製品であり、オフィススペースを効率的に使用できます。

また、機器の購入・維持コストを、個別に機器をそろえるよりも抑えることが可能です。

機能を一括管理できるため運用が簡単であり、業務プロセスの効率化にもつながるでしょう。

一方で、高機能な分、単機能の機器と比べて導入時の費用が高くなる傾向があります。
故障時に複数の業務に影響が出る可能性もあり、代替機などの検討も必要です。

必要以上の機能が付いていることで、かえって非効率になる可能性も考えられます。

複合機の導入を検討するときには、これらのメリットとデメリットを考慮し、自社の業務内容や規模に合わせて選択することが重要です。

複合機の選び方

複合機を選ぶときには、以下5つのポイントで比較検討しましょう。

• 印刷方式
• 機能
• 印刷速度
• 画質
• 保守サービス

自社が求める機能や品質などに適した複合機を選べると、業務に大きく貢献します。
選び方をそれぞれ解説します。

印刷方式

印刷方式には、おもにレーザー方式とインクジェット方式の2種類があり、それぞれ以下のように特徴が異なります。

印刷方式	レーザー方式	インクジェット方式
特徴	トナーを用いて印刷	インクを噴射して印刷
印刷速度	速い	遅い
印刷品質	文字に強い	写真に強い
初期費用	高い	低い
消耗品	高い	低い
対応用紙	・普通紙 ・上質紙 ・再生紙 ・レーザープリンター用紙（非加工紙類）	・光沢紙 ・コート紙 ・マット紙（加工紙類）

印刷方式を選ぶときは、使用目的や頻度、予算などを考慮することが大切です。

たとえば、使用目的で考えたときには、オフィスで大量の文書を印刷する場合はレーザー方式が適しているでしょう。

一方、写真やグラフィックを多用する部署では、インクジェット方式が好まれる傾向にあります。

なお、最近では両方の長所をあわせもつハイブリッド型の複合機も登場しています。

機能

複合機にはさまざまな機能があるため、オフィスや部署の業務内容に合わせて選択することが大切です。

たとえば、デザイン関連の部署であれば、高画質印刷やA3サイズ対応が必要かもしれません。
一方、経理部門ではFAX機能や両面印刷機能が重要になるでしょう。

また、将来的な業務拡大や変更も考慮し、拡張性のある機種を選ぶのがおすすめです。

なかには、ソフトウェアやアプリケーションを入れることで、新しい機能を追加できる複合機もあります。

印刷速度

複合機の印刷速度は、月間の印刷枚数に応じて選ぶのがおすすめです。

自社の月間印刷枚数が不明な場合には、以下の計算式で算出してみるとよいでしょう。

「1日に内勤者が印刷する枚数 × 人数 × 営業日数」

業務用であれば、目安は500枚からといわれています。
500万以上の場合に推奨される、月間印刷枚数に応じた印刷速度の目安は、以下のとおりです。

月間印刷枚数	印刷速度 （1分につき）
500～3,000枚	20～25枚
3,000～6,000枚	25～30枚
6,000～8,000枚	35～40枚

印刷速度を選ぶ際のポイントは、以下の3点です。

• オフィスの規模や業務内容に合わせる
• ピーク時の印刷需要を考慮する
• 将来的な業務拡大の可能性も視野に入れる

印刷速度が速いほど、複合機の価格も上がる傾向にあります。
そのため、必要以上に高速な機種を選ぶと、コスト面でデメリットが生じる可能性があることは把握しておきましょう。

また、実際の使用感は、用紙のセット方法や給紙トレイの容量、両面印刷の速度など、ほかの要素にも左右されます。
印刷速度のみにとらわれず、総合的に機能を評価して選ぶことが大切です。

画質

高画質の複合機は、文書や写真の細かな部分まで鮮明に再現できます。
導入する際には、用途に合わせて選択し、サンプル出力で実際の画質を確認しましょう。

たとえば、文書中心であれば高解像度のモノクロ機、写真中心であれば高階調のフルカラー機がおすすめです。

ただし、高画質になるほど印刷速度が遅くなったり、インクやトナーの消費量が増えたりする傾向があるため、バランスを考えて選ぶことが大切です。

保守サービス

複合機を長期的に安定して使用するためには、適切な保守サービスの選択が重要です。

おもな保守契約には、以下のようなものがあります。

保守契約	特徴
カウンター保守契約	・印刷1枚当たりに単価が設けられている ・トナー補充や定期メンテナンスが無料 ・故障時の修理も含まれる ・契約時の料金を毎月支払うため、出費が予測しやすい
キットトナー保守契約	・リース料金とは別にトナーを購入 ・トナー使用期間中は無償で修理可能 ・トナーが切れたときに再購入が必要
スポット保守契約	・必要時のみ有償で修理、メンテナンス ・定期的な保守料金は不要 ・トナーや感光体は保守範囲には含まれない ・修理時に高額な費用がかかる可能性あり

複合機の使用頻度や予算に応じて最適な保守契約を選択すると、長期的なコスト削減と安定した運用が可能になります。

また、保守サービスの質や対応スピードも重要な選択基準となるため、複合機の導入時には保守契約の種類とともに、総合的に判断するのがおすすめです。

複合機をリースするメリットや料金相場などについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
あわせてご覧ください。

複合機・コピー機をリースするメリットとは？料金相場やレンタルとの違いを紹介！

ビジネスの効率化やコスト削減に役立つ複合機を導入しよう

複合機は、複数の機器を1台に集約できるため、オフィススペースの有効活用が可能になります。

また、クラウド連携やスマートフォンとの連携機能を活用することで、業務効率の向上が期待できるでしょう。

導入の際は、自社の業務内容や規模、予算を考慮し、最適な機種を選択することが重要です。

適切な複合機の導入により、ビジネスの効率化とコスト削減を同時に実現しやすくなります。

オフィス環境を最適化したいものの、何を選べばよいか不安な場合には、OA機器サービスの利用もおすすめです。

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複合機のほか、ビジネスフォンやUTM（統合脅威管理アプライアンス）なども取り扱っていますので、お気軽にお問い合わせください。

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