複合機とプリンターの違いとは？できることやメリット・デメリットを比較
複合機とプリンターどちらを選ぶべきかについて、迷っている企業もあるでしょう。
この2つは、印刷物を取り扱う機器としては同じですが、機能面で大きく違います。
プリンターは印刷機能のみで、複合機は多機能を有するオフィス機器です。
この記事では、複合機とプリンターの基本的な違いから、それぞれのメリット・デメリット、おすすめの企業まで詳しく解説します。
それぞれにおける選び方のポイントも紹介するので、自社のニーズに最適な1台を見つけるヒントを得てください。
複合機とプリンターの基本的な違いとは
オフィスで重要な役割をもつ複合機とプリンターですが、その違いは機能面にあります。
プリンターは印刷機能に特化しているのに対し、複合機は印刷・FAX・スキャンなど、複数の機能が1つにまとまっています。
プリンターは複合機に比べて本体が安価で、導入しやすいとされるオフィス機器です。
ただし、FAXやスキャンなど別の機能を使う場合は、別途それぞれの機器を用意する必要があります。
一方、いくつかの機能が備わった複合機は、プリンターより本体が高価なものの、省スペース化を図れる機器です。
企業が必要とする機器類が多い場合には、導入・維持におけるトータルコスト削減にも役立つでしょう。
複合機とプリンターどちらを選ぶべきかについては、オフィス環境や業務内容、予算などを考慮して判断することが大切です。
複合機とプリンターのメリット・デメリットの違い
複合機とプリンターは特徴が違い、それに伴ってメリット・デメリットも異なります。
それぞれの違いを踏まえて検討しなければ、コスト面やスペース、使用感などが原因で後悔につながる可能性があります。
複合機とプリンターのメリット・デメリットを解説するので、それぞれの特徴を把握しましょう。
複合機のメリット・デメリット
複合機のメリット・デメリットは、以下のとおりです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・省スペース化できる ・機器類の導入トータルコストが削減できる ・多機能で業務効率化を図れる | ・ある程度の設置スペースが必要 ・導入コストが高い ・故障時の業務支障が出やすい |
複合機は、プリンターやコピー機などがもつ複数の機能を1台に搭載しているため、設置場所が1カ所で済みます。
個別にそれぞれの機器を導入するよりもコストを抑えやすくなり、さらに機能の充実性により業務効率化につながるでしょう。
コピー機で書類を印刷したあと、別の場所に移動してFAXするといった作業も、複合機があれば1カ所でおこなうことが可能です。
ただし、複合機の導入には、ある程度の設置スペースが必要です。
プリンターやコピー機などと比べて導入コストが高額になる傾向があるうえ、不具合が発生するとすべての機能が使用できなくなる可能性があります。
検討の際には、自社に必要な機能を洗い出し、それぞれを導入したときに必要なコストを計算する、代替機や保守サービスなどを検討する、などの対応が必要です。
プリンターのメリット・デメリット
プリンターのメリット・デメリットは、以下のとおりです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・複合機より初期費用を抑えやすい ・複合機より狭いスペースで設置できることが多い ・待機電力や消費電力が少ない | 印刷以外の機能は使えない |
プリンターは、複合機よりも初期費用を抑えたい場合や、高画質・高機能な印刷機能を求める場合に適しています。
しかし、印刷機能に特化しているため、ほかの機能が必要な場合には、プリンター以外の機器を新たに導入し、事務所内にスペースを確保しなければなりません。
複合機とプリンターの違いからそれぞれがおすすめの企業
複合機とプリンターは、それぞれ異なる特徴をもつため、企業の規模や業務内容によって、最適な選択肢が変わってきます。
ここでは、複合機とプリンターがおすすめの企業を、それぞれ解説していきます。
複合機がおすすめの企業
複合機は、以下のような企業におすすめです。
- さまざまな機能が必要
- スマートなオフィス環境を整えたい
- 機器類の導入コストを抑えたい
複合機はコピー・FAX・スキャナーなど、いくつかの機能が1台に集まっているため、さまざまな業務で活躍します。
営業資料や企画書など、多くの書類を印刷する必要がある部署や、顧客からの問い合わせに対応するためにFAXを頻繁に送受信する部署で重宝されるでしょう。
また、契約書や請求書など、重要な書類をスキャンして電子化する必要がある場合にもおすすめです。
1台で多くの機能を活用できる複合機は、業務効率化・コスト削減・省スペース化を実現したい企業に適しているといえます。
プリンターがおすすめの企業
複合機は1台で何役もこなせる便利な機器ですが、すべての企業にとって最適な選択肢とはいえません。
プリンターがおすすめなのは、以下のような企業です。
- 複雑な機能は必要なく、印刷コストを抑えたい
- 事務所が狭く、設置スペースが限られている
- 初期費用を抑えたい
必要な機能が印刷のみである場合は、複合機よりもプリンターのほうがコストパフォーマンスに優れているといえます。
事務所の広さや予算なども踏まえて、検討しましょう。
複合機・プリンター選び方の違い
複合機とプリンターは、それぞれ導入を検討するときに考慮するポイントが違います。
それぞれ解説するので、ポイントを踏まえて、自社の業務内容や印刷ニーズに最適な複合機またはプリンターを選びましょう。
複合機を選ぶ際のポイント
複合機は1台でさまざまな機能をもちますが、搭載されている機能は機種ごとに違います。
選ぶ際には、以下のポイントを踏まえて検討しましょう。
- 機能
- 印刷方式
- 本体サイズ
- ランニングコスト
まずは、自社に必要な機能や配置予定のスペースの確認が必要です。
導入により得られるメリットのほか、業務の導線なども考えて検討しましょう。
印刷方式には、レーザー方式とインクジェット方式があり、仕上がりの綺麗さやスピード、インク・トナーなどの消耗品にかかるコストが異なります。
印刷方式の違いは、以下のとおりです。
| 印刷方式 | レーザー方式 | インクジェット方式 |
|---|---|---|
| 特徴 | トナーを用いる | インクを噴射する |
| 印刷速度 | 速い | 遅い |
| 印刷品質 | 文字に強い | 写真に強い |
| 初期費用 | 高い | 低い |
| 消耗品 | 高い | 低い |
大量の文書を印刷する場合はレーザー方式、写真やグラフィックを多用する場合はインクジェット方式が適しています。
自社の業務内容や規模に最適な複合機を選ぶと、高いコストパフォーマンスを得られるでしょう。
プリンターを選ぶ際のポイント
印刷機能に特化したプリンターにもさまざまな種類があるため、用途や目的に合わせて選ぶことが大切です。
プリンターを選ぶときのポイントは、以下のとおりです。
- 印刷方式
- 印刷速度
- 用紙サイズ
- 印刷機能の詳細
印刷方式の考え方は複合機と同様で、文書印刷がメインの場合はランニングコストに優れたレーザープリンター、写真印刷が多い場合は写真画質に優れたインクジェットプリンターがおすすめです。
大量印刷やスピードが求められる場合は、印刷速度が速い機種を選ぶとよいでしょう。
A4サイズだけでなく、A3サイズやハガキなど、必要な用紙サイズへの対応可否についての確認も必要です。
また、印刷機能には、両面印刷やネットワーク印刷など細かい機能があります。
必要な細かい機能が搭載されているか、確認しておくと効果的に活用できます。
複合機とプリンターの違いに迷う場合はOA機器サービスの活用がおすすめ
複合機とプリンターの違いを把握したうえでどちらを導入すべきか悩んでいる場合は、OA機器サービスの活用がおすすめです。
株式会社プラストのOA機器サービスは、コンサルティングからシステム運用・メンテナンスまで、一貫したサービスとサポートを提供しています。
会社の規模や使用用途に最適な機器を選択したあと、販売・リースなどをコンサルティングし、納品やその後のサポートまで一括管理いたします。
お客様の立場に立って、さまざまなニーズに的確に応えていますので、お気軽にご相談ください。
複合機とプリンターは違いを踏まえて用途と目的に最適な1台を選ぼう
複合機とプリンターの大きな違いは、機能面です。
プリンターが印刷機能に特化しているのに対し、複合機はFAXやスキャナー機能など、多彩な機能を有しています。
複合機は便利で業務効率に役立つものの、初期費用が高かったり、故障時に業務支障が出やすかったりなどの懸念点もあります。
どちらの機器が適しているかについては、使用する場所や目的、印刷頻度や印刷量によって異なるでしょう。
まずは、自社の用途と目的を明確にし、本当に必要な機器を選択することが大切です。
不安な場合は、ぜひOA機器サービスをご利用ください。
自社に適したオフィス機器をご提案いたします。
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