OA機器とは？意味や導入方法、活用できる補助金制度などを解説
OA機器とは、Office Automation（オフィスオートメーション）の略で、直訳した意味は「企業における事務作業の能率を向上するためにおこなう自動化」です。
簡単にいうと、OA機器は事務所での業務効率化や生産性の向上に欠かせない製品のことで、主にパソコンや電話、コピー機などがあります。
この記事では、OA機器の意味や種類、導入方法を解説します。
助成金や補助金制度も解説するため、活用できるものがないか確認してみましょう。
OA機器の意味
OA機器とは、オフィス業務の自動化・効率化に欠かせない機器のことで、Office Automation（オフィスオートメーション）の略です。
パソコンやビジネスフォンなどさまざまな製品がありますが、総称してOA機器と呼ばれています。
基本的なOA機器の種類
OA機器にはさまざまな種類がありますが、多くのオフィスで導入されている基本的な製品は以下のとおりです。
- パソコン
- ビジネスフォン
- ファクシミリ
- コピー機
- シュレッダー
それぞれの機能や役割を解説します。
パソコン
パソコンはオフィスの初期設備に必要不可欠なOA機器のひとつで、メールの送受信以外に資料や議事録などの文書作成にも役立ちます。
出張や営業など社外でも利用する場合は、ノートパソコンの導入が必要です。
近年では、クラウドサービスやツールの種類も増えており、社外でもスムーズに業務をおこなえます。
パソコンをオフィスに導入する際には、スペックを間違えて選ぶと必要のない機能が搭載されていたり、仕事の生産性が落ちたりする可能性もあります。
導入するパソコンは、使用用途と使用シーンを念頭に選ぶとよいでしょう。
ビジネスフォン
ビジネスフォンは、自社製品やサービスの受発注、顧客・取引先からの問い合わせに必要なOA機器です。
主装置と呼ばれる内線や外線を共有するための機器と、複数の電話機からなる電話装置システムからなり、内線や転送などの機能を備えているため、電話業務の効率化が図れます。
スマートフォンを連絡手段とする方法もありますが、固定電話のほうが企業として信頼されやすくなるでしょう。
ビジネスフォンを導入する際には、電話回線の選択も重要です。
電話回線の選び方については、以下の記事を参考にしてください。
ビジネスフォン向け電話回線種別の選び方｜メリット・デメリット
ファクシミリ
ファクシミリもビジネスフォンと同様に、受発注や問い合わせに必要なOA機器です。
受信内容を紙に印字するタイプや、データ変換によりパソコンで受信内容を確認できるタイプなど、さまざまな種類があります。
コピー機
コピー機は簡単に資料を複製できるため、会議やプレゼンなどで多くの書類を要する場合に便利なOA機器です。
コピー時に複数枚の用紙をホチキスで閉じられるステープル機能や、ファイリングに便利なパンチ穴を開けられるパンチ機能を搭載している製品もあり、導入によりさらに業務の効率化を図れるでしょう。
最近では、コピーに加え、プリンター・スキャナー・ファクシミリなどの機能を備えた複合機もあり、多くの企業で導入されています。
シュレッダー
シュレッダーは情報セキュリティの面で必要なOA機器です。
NPO日本ネットワークセキュリティ協会の「2018年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、紙媒体による漏えい件数は最も多く約3割です。
紙資料による情報漏えいを防ぐために、シュレッダーの導入は必要不可欠でしょう。
OA機器にはほかにもさまざまな種類があります。
詳しくは、以下の記事も参考にしてください。
OA機器の種類一覧｜製品の選び方やサポートまで受けられる方法を紹介
OA機器を導入する4つの方法
OA機器を導入するには、以下4つの方法があります。
- 新品を購入する
- 中古品を購入する
- リースを利用する
- レンタルを利用する
それぞれの違いを解説します。
1.新品を購入する
OA機器を新品で購入すると、レンタルなどで取り扱っていない最新機種も自由に選択可能です。
メーカー保証もあるため、不具合があった場合や故障した場合にはスムーズな対応が受けられます。
ただし、新品での購入は機種によっては高額であり、設置や入れ替え時、廃棄時にも別途費用が必要です。
また、企業が導入するコピー機は償却資産として扱われ、土地や家屋と同じように固定資産税が課税されます。
帳簿上でも固定資産として扱わなければならず、申告も必要になるでしょう。
OA機器の新品購入は、予算が多めに用意できる場合などに検討するのがおすすめです。
2.中古品を購入する
OA機器を中古購入するメリットは、新品に比べ費用を抑えられることです。
ただし、OA機器は中古の販売業者が取り扱う製品から選ばなければならず、必要なタイミングで自社に合う機種を見つけられる保証はありません。
また、中古品を購入した場合にも買い換え時には廃棄料がかかるうえ、固定資産として扱う必要があります。
3.リースを利用する
リースとは、OA機器を購入しているリース会社からレンタルできるシステムで、機種の選択肢が多く初期費用が抑えられるメリットがあります。
所有権はリース会社にあるため固定資産税のための決算や申告などは必要なく、リース料金は全額経費にすることが可能です。
なお、パソコンや事務用コンピューターなどのリース期間の目安は4年です。
リース契約の前には審査が必要で、契約期間中は解約できないため注意しましょう。
やむを得ない理由で途中解約した場合でも、残りのリース料金を全額支払わなければならないケースが多く、慎重に検討する必要があります。
複合機やコピー機、ビジネスフォンのリースについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
複合機・コピー機をリースするメリットとは？料金相場やレンタルとの違いを紹介！
ビジネスフォンのリースとは？おすすめの会社や料金相場も詳しく紹介
4.レンタルを利用する
レンタルサービスの利用は、OA機器を短期間でも借りられるメリットがあります。
リースと違い審査もなく、好きなタイミングでの解約も可能です。
ただし、リースよりレンタル料金が高くなりやすく、借りる期間によっては割高になるでしょう。
また、利用できる機種はレンタル会社の取扱製品に限定されます。
OA機器導入に活用できる助成金や補助金制度
OA機器の導入時には、以下の助成金や補助金制度が活用できる可能性があります。
- 創業助成金
- 業務改善助成金
- 働き方改革推進支援助成金
- 小規模事業者持続化補助金
それぞれの特徴や利用要件を解説します。
創業助成金
創業助成金とは、創業予定の人や中小企業に対し、経費の一部を助成する自治体による制度です。
たとえば、東京都における対象は、都内で創業を予定している人か創業後5年未満の中小企業者で、19もの創業支援事業からいずれかひとつの条件を満たしていなければなりません。
助成の対象経費は事業費や人件費、委託費です。
OA機器の導入の際には事業費として、費用の3分の2以内、上限300万円が支給されます。
業務改善助成金
業務改善助成金とは、中小企業や小規模事業者に対し、設備投資にかかった費用の一部を助成する厚生労働省による制度です。
生産性向上のためにOA機器を導入し、事業場内の最低賃金を一定額以上引き上げた場合に利用できます。
助成率は引き上げ前の事業場内の最低賃金によって変わり、900円未満または900円以上950円未満であれば、4分の3以上受けることが可能です。
働き方改革推進支援助成金
働き方改革推進支援助成金とは、中小企業事業者に対し、経費の一部を支給する厚生労働省による制度です。
生産性を向上させ、時間外労働の削減や年次有給休暇・特別休暇の促進に向けた環境整備に取り組む中小企業事業主を対象としています。
OA機器の導入により残業や休日出勤が減少することで「労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新」の項目に取り組んだと判断されます。
この取り組みで成果目標を達成すると、支給対象となるでしょう。
支給額は、成果目標の達成状況に応じて決まります。
小規模事業者持続化補助金
小規模事業者持続化補助金とは、商工会議所の管轄地域で事業を営んでいる小規模事業者に対し、補助金を支給する全国商工会連合会による制度です。
OA機器は「機械装置等費」として申請でき、通れば購入費用の3分の2（最大50万円）が支給されます。
プラストのOA機器サービス
株式会社プラストでは、結果を出すためのスマートなオフィス作りのために、OA機器サービスを提供しています。
ここでは、プラストのOA機器サービスを活用するメリットと、取り扱い製品を紹介します。
活用するメリット
プラストのOA機器サービスは以下の強みをもち、安心・快適に仕事ができるオフィス環境作りのお手伝いをしています。
- お客様の立場に立った細やかなサービス
- 専門知識を活かした的確なアドバイス
- 豊富な実績と信頼を誇る技術スタッフ
- トータル・ソリューションの提供
コンサルティングからシステム運用・メンテナンスまでの一貫したサービスとサポートを提供するのは、業務の効率化・通信費の削減・情報漏えい対策・ウィルス対策などのノウハウを身につけた専門スタッフです。
機器の選択から販売・リースなどのコンサルティング、納品、その後のサポートまでを、会社の規模や使用用途に合わせ一括管理します。
「導入してよかった」との声は1,800件を超えました。
導入事例のインタビューも、ぜひご覧ください。
取り扱いのあるOA機器
プラストのOA機器サービスで取り扱っている製品は、以下のとおりです。
| 取り扱いのあるOA機器 | 製品一覧 |
|---|---|
| ビジネスフォン | ・SAXA（サクサ） ・HITACHI（日立） ・NTT（NTT東日本／NTT西日本） |
| 複合機 （FAX） | ・FUJIFILM（富士フイルム） ・TOSHIBA（東芝） |
| 防犯・監視カメラ | ・屋外用カメラ（JS-CA1120、JS-CA1121） ・屋内用カメラ（JS-CA1112、JS-CA1111） ・レコーダー（JS-RA1004、JS-RA1008、JS-RA1016） |
| UTM （統合脅威管理アプライアンス） | ・PLUST SHIELD Series ・PLUST SHIELD Series Wi-Fiモデル |
ビジネスフォンではリーズナブルから定番、さらにフルIP電話対応などの便利な機能が備わった製品も用意しています。
また、複合機はコンサルティングから販売、納品、アフターサポートまでを一括しておこない、防犯・監視カメラでは高度な技術をもった専門スタッフが設置工事を提供しています。
UTM（統合脅威管理アプライアンス）では、管理者がいなくても社内セキュリティを一元管理することが可能です。
OA機器の意味を把握して必要な製品を選定しよう
今回は、OA機器の意味や種類、導入方法を解説しました。
OA機器とは、Office Automation（オフィスオートメーション）の略で、オフィス業務の自動化・効率化に欠かせない機器のことです。
パソコンやビジネスフォン、ファクシミリ、コピー機などさまざまな機器があります。
導入する方法には、新品や中古品の購入、リース・レンタルの利用があります。
OA機器の導入に活用できる助成金や補助金もありますが、購入によるメリット・デメリットもあるため、それぞれの特徴を踏まえた検討が必要です。
プラストではOA機器サービスを提供しており、安心・快適に仕事ができるオフィス環境作りのお手伝いをしています。
オフィス作りのお悩みがある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。
