ソフトフォンとは？メリット・デメリットからおすすめのソフトフォンについて徹底解説！

2023年5月8日

この記事では「ソフトフォント」について紹介していきます。

ソフトフォンとは、スマートフォンやパソコン、タブレットに専用のソフトウェアをインストールして、インターネットを介して音声通話が可能になるサービスを指します。

他にも「ソフトフォンのメリット・デメリット」や「おすすめのソフトフォン」についても解説します。

ぜひこの記事を参考に、ソフトフォンについて理解を深めてみてください。

ソフトフォンとは？

ソフトフォンとは、専用のソフトウェアやアプリをインストールすると、電話機能の無いタブレットやパソコンなどで通話ができるサービスを指します。

例として、「Skype」や「LINE」などもソフトフォンの一種になります。

IP電話とは異なり、専用の電話機は必要ありません。

ソフトフォンのメリット

ソフトフォンのメリットについては、以下が挙げられます。

コスト削減
インターネット環境があれば電話業務ができる
フリーアドレスが可能
便利な機能が豊富

それぞれのメリットについて紹介していきますので、ぜひ確認してみてください。

コスト削減

ソフトフォンは、専用の電話機を設置する必要がありません。

従来のIP電話では、電話機代や配線工事などの初期費用がかかってしまい、導入するのにコストがかかってしまいますが、ソフトフォンでは専用のソフトウェアをダウンロードすれば通話が可能です。

インターネット環境があれば電話業務ができる

ソフトフォンは、端末とインターネット環境があれば、どこでも電話業務ができるメリットが挙げられます。

どこからでも顧客やクライアントからの問い合わせ内容を確認できるので、スムーズな対応ができ、顧客満足度アップのメリットも期待できます。

フリーアドレスが可能

ソフトフォンを導入すれば、配線工事が必要なくなるので、自由にレイアウト変更ができ、フリーアドレスが可能です。

電話機を置くスペースを確保する必要がないので、オフィスのスペースをさらに有効活用できます。

便利な機能が豊富

ソフトフォンには、以下のように便利な機能が利用できるメリットが挙げられます。

会議電話
通話録音
音声自動応答
PCと電話の統合
コールセンター機能
外部システムとの連携

上記以外にも転送や保留などの基本的な機能も利用できます。

また、ソフトフォンの種類によっては、独自機能もあるので、自社に合っているソフトフォンを選ぶようにしましょう。

ソフトフォンのデメリット

ソフトフォンのデメリットについては、以下が挙げられます。

通話が不安定になるケースもある
ヘッドセットが必要になる
パソコンの電気代がかかる

それぞれのデメリットについて紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

通話が不安定になるケースもある

ソフトフォンはインターネット回線を使用して通話を行なっているので、ネットワーク環境によっては通話が不安定になるケースもあるので注意が必要です。

インターネット回線は、使用している人が集中してしまうと、使用データが増えてしまい回線が遅くなってしまいます。

ソフトフォンを導入して、通話音質が不安定になっている場合には、ネットワーク環境の改善も必要になります。

ヘッドセットが必要になる

ソフトフォンはパソコンを使って電話が利用できますが、そのまま使用してしまうと、音声が周りの従業員に聞こえてしまうので、ヘッドセットが必要になります。

ヘッドセットが無いと、相手の声が聞きづらいのはもちろん、自分の声も届きにくくなるので、注意が必要です。

パソコンの電気代がかかる

ソフトフォンを使用するには、パソコンを常に起動する必要があるので、パソコンの電気代がかかってしまうデメリットが挙げられます。

ソフトフォンとIP電話との違い

ソフトフォンとIP電話との違いについては、以下が挙げられます。

項目	IP電話	ソフトフォン
導入コスト	初期コスト：費専用電話機：必要配線工事費：必要	初期コスト：0円専用電話機：不要配線工事費：不要アプリインストール：無料
利用端末	専用の電話機	パソコン・スマートフォン
利用場所	専用電話機の設置場所限定	ネット環境があればどこでも
配線工事	必要	不要
電話機能	通話・保留・転送・アドレス帳	通話・保留・転送・アドレス帳

ソフトフォンとIP電話での基本的な電話機能での違いはありませんが、配線工事や導入コストがかからないので、ソフトフォンの方がメリットが大きいと言えるでしょう。

ソフトフォンを選ぶポイント

ソフトフォンを選ぶポイントについては、以下が挙げられます。

機能が豊富か
受電ログが残るか

それぞれのポイントについて紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

機能が豊富か

ソフトフォンの種類によってさまざまな機能があるので、自社に合った機能があるソフトフォンを選ぶようにしましょう。

無料もしくは安いコストでソフトフォンを導入できますが、機能が少なく業務効率が下がってしまうのであれば、多少コストが高くても機能が多くあるソフトフォンを利用することをおすすめします。

また、将来的な規模拡大も視野に入れて導入するソフトフォンを検討すると良いでしょう。

受電ログが残るか

受信ログが残るソフトフォンを選ぶと、履歴や記録などが残るので、トラブルの予防になります。

新規問い合わせが来た際にも、受電ログが残っていると再度営業電話ができたりなどアプローチがしやすくなったりします。

しかし、無料のソフトフォンには受電ログが残る機能は付いていないケースもあるので、あらかじめ確認をしておきましょう。

ソフトフォン導入に必要な準備

ソフトフォン導入に必要な準備については、主に以下が挙げられます。

デバイスの準備
インターネット環境の整備
ソフトウェアのインストール

それぞれの項目について解説します。

デバイスの準備

ソフトフォンを利用するには、パソコンやスマートフォンなどのデバイスの準備が必要になります。

また、パソコンでスマートフォンを利用する際には、ヘッドセットも必要になるので、事前に準備をしておきましょう。

Web会議などのオンラインでの通話を、複数人で行うようなケースでは、スピーカーがあった方が会話が聞きやすくなります。

インターネット環境の整備

ソフトフォンの利用には、インターネット環境の整備は必要不可欠になります。

スマートフォンであれば、モバイル回線を利用すれば問題ありませんが、パソコンだと無線LANや有線LANなどの配線工事が必要です。

オフィス内でソフトフォンを利用する人数によっては、通信速度が遅くなってしまったり、通話品質が落ちてしまったりするので、通信量が多く扱えるインターネット環境を設置するのをおすすめします。

ソフトウェアのインストール

ソフトフォンを利用するには、ソフトフォンのアプリやソフトをパソコンやスマートフォンにインストールが必要です。

基本的にアプリやソフトのインストールは無料で行えますが、端末のバージョンが古いと、インストールしても使えない可能性があるので、必ず事前に確認を行ってください。

項目	内容
月額費用	別途相談
初期費用	比較的高い ※フルオーダーメイド
対応端末	・スマートフォン（Android,iOS）・パソコン（Windows,Mac）
導入社数	世界250,000社以上（2022年）

項目	内容
月額費用	3,980円（1～20台まで） 8,500円（20～50台まで）要問合せ（51台以上）
初期費用	29,800円～（1～20台まで） 39,800円～（20～50台まで）要問合せ（51台以上）
対応端末	・スマートフォン（Android,iOS）・パソコン(Windows,Mac）
導入社数	国内27,000社以上（2022年）

項目	内容
月額費用	基本利用料：3,400円～ライセンス料：98円/台
初期費用	無料 ※キャンペーン終了時には有料
対応端末	スマートフォン（Android,iOS）パソコン（Windows）
導入社数	国内20,000社以上（2022年）

ソフトフォンを導入して業務効率化を目指そう！

今回は、ソフトフォンについて知りたい方に向けて、ソフトフォンのメリット・デメリットやおすすめのソフトフォンを紹介しました。