ビジネスフォンに欠かせない主装置の役割とは？失敗しない選び方を解説
ビジネスフォンを利用するためになくてはならない「主装置」について、よく分からないという方も多いのではないでしょうか。
今回はビジネスフォンに必要な主装置の役割と失敗しない選び方について解説します。
ビジネスフォンの利用の仕方によっては、せっかく主装置を導入しても、入れ替えが必要になるケースもあるので、それぞれの使い方に合った主装置選びが大切です。
主装置の仕組みや働き、製品によってどのような違いがあるのかを詳しく説明しますので、ビジネスフォンの導入を検討している方はぜひご確認いただき、ビジネスフォン選びの参考にしていただけたらと思います。
そもそもビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは、複数の外線と内線を共有できる専用電話機のことです。
一般の家庭用電話機は、基本的に1つの電話番号が1つの電話機にしか対応していません。
ビジネスフォンは1つの電話回線で複数の人間が同時に通話することができ、スタッフ間でも内線で通話することが可能なため、ビジネスシーンでは欠かせないコミュニケーションツールとして多くのオフィスに導入されています。
ビジネスフォン導入のメリット
ビジネスフォンを導入すると以下のようなメリットを得られるのです。
1.複数の着信に対応できる
2.電話回線の使用料を削減できる
3.内線電話でオフィス内でのコミュニケーションが円滑化できる
4.保留転送で自席にいなくても電話対応できる
業務効率化に大きく関わってきますので、導入を検討している方はぜひ詳しい説明をご覧ください。
メリット①複数の着信に対応できる
一般的な家庭用電話機は複数から同時に電話がかかってきても全てに対応することができませんが、ビジネスフォンは主装置を介すれば、1つの電話番号で同時に複数の電話通話が可能になります。
そのため、電話をしても話し中で繋がらないなどのクライアントが不快に思う電話トラブルを防ぐことができるのです。
電話対応が多い会社は、ビジネスフォンの導入によって自社の信用を得ることにもなるでしょう。
メリット②電話回線の使用料を削減できる
家庭用電話機で複数の外線電話に対応しようとすると、複数の回線を契約しなければなりません。
つまり、電話の基本料金と通話料金を契約回数分支払わなくてはならないため、社員が多い場合はコストがかかり過ぎてしまうのです。
一方、ビジネスフォンは複数の回線を制約する必要がないため、コストを大幅に削減できます。
メリット③内線電話でオフィス内でのコミュニケーションが円滑化できる
ビジネスフォンは外線だけでなく内線電話を利用してオフィス内で通話も行えます。
そのため、オフィス内でのコミュニケーションの円滑化が期待できます。
メリット④保留転送で自席にいなくても電話対応できる
保留転送機能は、かかってきた電話を違う電話機へ転送できる機能です。
担当者を自席へ呼び出す必要がなく、さらにクライアントを待たせる心配もなくなるので安心です。
ビジネスフォンの「主装置」とは？
主装置とは、複数の外線と内線、そして内線同士を繋ぐ小型の交換機のことを言います。
1つの電話回線で複数の外線が利用できたり、内線をかけられたりするのはこの主装置の働きによるものです。
その他にも電話帳のデータを記録する役割も担っており、ビジネスフォンの利用には主装置が必要になります。
主装置に設置するユニットについて
主装置の性能を左右するのは「ユニット」と呼ばれる基盤で、主装置内部にあるスロットに収容されています。
主装置に電源を供給したり、内線・外線を管理したりするほか、以下のような機能を備えることができます。
・転送機能
・保留機能
・自動応答機能
・コールバック機能
・チャイム機能
・通話録音機能
・鳴り分け機能
様々なユニットを組み込めば主装置は充実しますが、その分コストもかかるため、主装置に求める機能を考えてユニットを組み合わせましょう。
転送機能
転送機能とは、担当者がオフィス不在時に着信があった際、事前に登録しておいた電話番号に転送して、別拠点にいても電話を受けられるようにするための機能です。
外出先でもクライアントからの電話を受け取りたいときや、休暇中でオフィスの電話に出られないときなどに役立ちます。
他にも、内線にかかってきた電話を転送する機能もあります。
保留機能
保留機能は文字通り、通話を一時的に保留する機能で、通話から保留音（音楽）に切り替わるのが特徴です。
家庭用電話機にも保留機能が備わっている場合が多いですが、ビジネスフォンでは「保留転送」といって、違う電話機から通話を再開することもできます。
自動応答機能
自動応答機能は、電話に対応できない場合でも自動音声によって応答してくれる機能です。
・外出中
・営業時間外
上記のようなときに電話がかかってきても、そのシーンに応じた自動音声で対応してもらえます。
コールバック機能
コールバック機能は、外出先の自分の携帯電話などから、オフィスの電話回線を使って相手に電話をかけられる機能です。
外出先でも会社の電話番号から相手に発信できるので、相手には個人の電話番号を知られることはありません。
また、ビジネスで使う電話に個人が通信費を支払う必要がないため、外回りが多い社員に役立ちます。
チャイム機能
チャイム機能は、あらかじめ設定した時刻に電話機や外部スピーカーからチャイム音やメロディを鳴らす機能です。
- 始業時間
- 就業時間
- 開店時間
- 閉店時間
上記のように、決まった時間に知らせて欲しい場合に役立ちます。
通話録音機能
通話録音機能は、通話の内容をそのまま録音することができる機能のことです。
会話の内容が残るため、通話相手との食い違いを防ぐことができますし、メモをし忘れても安心できます。
鳴り分け機能
鳴り分け機能とは、電話番号ごとに着信音を設定して音の鳴り分けができる機能です。
誰が電話に出るべきかが明確になるため、クライアントへの対応を効率化することができます。
主装置とPBXとの違い
主装置に似た機器として「PBX」と呼ばれるものがあります。
どちらも、外線と内線・内線同士の接続や切り替えを行うもので似たような役割を担っていますが、PBXはプランにより異なるものの、接続可能なビジネスフォンの台数は数千台ほどと、主装置よりも規模が大きいのが特徴です。
ですが、一般的な企業では主装置の方が主流となっています。
※ PBX・・・Private Branch eXchange」の略で、日本語で構内交換機を意味する。
主装置の種類
主装置の種類は大きく以下の3つに分かれます。（NTTの場合）
- Sクラス
- Mクラス
- Lクラス
これらには電話機の設置台数と電話回線の収容できる数に違いがあります。
各クラスの違いをまとめたのでご確認ください。
○種類別の電話機の設置台数と回線収容数
| Sクラス | 電話機の設置台数：10台 電話回線の収容数：4チャンネル |
| Mクラス | 電話機の設置台数：30台 電話回線の収容数は12チャンネル |
| Lクラス | 電話機の設置台数は主装置80台 電話回線の収容数：24チャンネル （増設可能） |
上限を増やすには増設や交換が必要になるため、将来設置台数や回線を増やす予定がある場合は余裕を持ったクラスを選ぶのがおすすめです。
主装置の価格は？
主装置の値段は、メーカーや機種によって変わるのはもちろん、機能やビジネスフォンの収容台数などによっても異なります。
主装置を新品で購入した場合の費用の目安として、最も規模が小さいSクラスのもので20万円前後です。
なぜ高価なのかというと、主装置はビジネスフォンの頭脳とも呼べる部分で、様々な機能が備わっているため、家庭用電話機に比べると初期費用がかかってしまうからです。
新品で契約するほかに、リースや中古などの選択肢があるのでよく検討しましょう。
主装置をリース契約する
ビジネスフォンの主装置はリース契約で導入することもできます。
主装置のみではなく本体・ユニットなどをまとめてリースが可能です。
リース契約終了後は下記の方法を選択できます。
- 再リースする
- 新しくリース契約する
- 新品を購入する
〈主装置をリースするメリット〉
- 導入コストを抑えることができる
- メーカーのサポートを受けることができる
- 機器を選べる
- 事務処理が不要
- 税金対策になる
〈主装置をリースするデメリット〉
- 契約の途中解約が難しい
- 契約終了後は返却しなければならない
- 支払い総額が購入金額より高くなる場合がある
中古の主装置を購入する
主装置は中古のものも多く流通しています。
中古といっても最低限の機能は備わっているため、
- コストをかけたくない
- 基本機能さえあれば良い
上記の場合におすすめです。
〈中古の主装置を購入するメリット〉
- 低価格で購入できる
- ラインナップが豊富
- 気軽に導入できる
〈中古の主装置を購入するデメリット〉
- 最新の機能が搭載されていない場合がある
- 傷がついている場合がある
- 修理などで費用がかさむ場合がある
- 新品と比較すると故障率が高い
- メーカー保証が受けられない場合がある
主装置の耐用年数について
ビジネスフォン主装置は電子機器であるため、故障するリスクがあります。
一般的に、ビジネスフォン主装置を新品で購入した場合の法定耐用年数は6年です。
法定耐用年数というのは、財務省が定めた固定資産を使える期間のことで、経理上では6年で価値がなくなりますが、法定耐用年数を過ぎたからといって機器の不具合が生じるわけではありません。
とはいえ、長く使っていると故障の恐れもあると理解しておきましょう。
主装置の失敗しない選び方を紹介
ビジネスフォンの主装置は、メーカーや製品によって様々な種類があり、どれを選べば良いか迷ってしまいますよね。
選び方を間違ってしまうと、買い替えが必要になったりコストがかかりすぎたりしてしまいます。
そこで、ビジネスフォンの主装置を選ぶ際のポイントを紹介しますので、ぜひチェックしてください。
ビジネスフォンの台数はオフィスの規模に合っているか
まず、オフィスでいくつの電話機を使うのかを明確にしましょう。
ビジネスフォンを新たに増やすには主装置を買い替えなければならない場合があり、そうなると費用が余計に掛かってしまいます。
将来的に電話機の数が増えることも想定して、少し多めに見積もって導入すると良いでしょう。
外線はどのくらい必要か
先ほど紹介した主装置のクラスでは、同時に使用できる外線の数も異なります。
そのため、電話機の数だけでなく外線数も希望に満たした主装置を選ばなければなりません。
将来的に回線を増やす可能性を考慮して適切なものを選ぶようにしましょう。
業務で必要な機能が備わっているか
主装置に取り付けられているユニットと呼ばれる基盤は、ビジネスフォンの全ての機能を提供しています。
高価な製品は多くの機能を搭載していますが、使わなければ意味がありませんし、反対に欲しい機能が備わっていなければ買い替えが必要となり、かえって費用が高くつくということにもなりかねません。そのため、オフィスで必要な機能を見定めて、それに合った主装置を選ぶのがベストです。
主装置の役割と選び方を理解しよう
ビジネスフォンに必要な主装置の役割と失敗しない選び方について解説しました。
ビジネスフォンの主装置の働きによって、業務効率の効果向上が期待でき、さらにはオフィス内のコミュニケーションを円滑にすることも可能になるのです。
初期費用の負担は大きいですが、複数の回線を契約する場合に比べて電話回線の使用料を大幅に削減できるうえに、他にも様々なメリットがありますので、導入を検討してみましょう。
